Guía del tutor

El tutor es quien escucha los audios de sus alumnos y les da feedback. Esta es su zona de trabajo en el Campus.

Si eres gestor y también tutorizas

Todo lo de esta página vale igual para ti cuando llevas puesto el sombrero de tutor (el conmutador de la cabecera). Cómo se concede y se cambia está en Doble rol.

Tu menú

Tienes «Inicio» (donde entras), «Feedbacks» (tu cola), «Soporte» (el chat con tus alumnos), «Alumnos» y «Avisos». Si te han dado acceso a cursos, sale también «Cursos», y siempre «Llamadas». En el móvil la barra es Inicio · Feedbacks · Soporte · Alumnos · Más, y «Avisos», «Cursos» y «Llamadas» están dentro de «Más».

Tu Inicio

Al entrar caes en «Inicio»: qué ha pasado desde tu última visita (chats por responder, feedbacks pendientes, alumnos nuevos de hoy) y las tareas de la semana: pedir el testimonio, explicar el siguiente programa y avisar de que termina la tutoría, cada una con su plantilla lista para enviar al chat. → Ver El Inicio de la tutora.

La cola de feedback

Cuando un alumno completa su semana (todas las grabaciones del módulo Week N), aparece en tu cola como un solo ticket con la semana entera. La fila dice "Semana N · semana completa" y lleva una chip por audio, para saber qué te espera antes de abrirla. Una semana a medias no te llega nunca: el alumno ve qué le falta y el gestor la vigila en supervisión.

• Los tickets se ordenan por semana (la posición del módulo dentro del curso), no por orden de llegada. Así atiendes primero lo que toca según el avance del alumno.
• Las pestañas de trabajo están agrupadas por curso en secciones colapsables (ver más abajo).
• La cola tiene cinco pestañas, y cada una responde a una pregunta clara:

Pestaña	Qué hay dentro
Pendientes	El alumno acaba de enviarlo, todavía no lo has abierto.
En revisión	Lo has abierto y estás trabajando en la respuesta.
Devueltos	Se lo devolviste al alumno para que lo regrabe: espera a que él regrabe, no es trabajo tuyo.
Incompletas	Semanas que tus alumnos han empezado y no han terminado. Solo para informarte: desde aquí puedes enviarle un recordatorio al chat. → Feedback de audio
Respondidos	Todo lo que ya has contestado. Es tu trabajo terminado.

Alerta de las 72 horas hábiles

Si un ticket lleva más de 72 horas hábiles sin respuesta (los fines de semana no cuentan), se marca con una alerta visual. Solo aplica a las pestañas de trabajo (Pendientes y En revisión): "Devueltos" nunca lleva alerta, porque ahí el caso espera al alumno, no a ti.

Los PMA vienen con etiqueta

Cuando el audio que envía el alumno es de una lección PMA (la evaluación Inicial o Final), el ticket aparece en tu cola con una etiqueta "PMA" para que lo distingas de un feedback semanal normal. Se responde igual que cualquier otro ticket.

"Respondidos" reúne todo lo contestado

Al responder, el ticket se guarda solo en "Respondidos" — no hay botón de "cerrar" manual. Esa pestaña abre con lo más reciente primero y se pagina, para que siga siendo rápida aunque acumules meses de trabajo. (Ya no hay pestaña "Archivados": lo respondido vive aquí.) Para el alumno, un ticket respondido se ve como respondido con normalidad.

Cómo responder una semana

1. Abre la semana desde tu cola.

2. Escucha las grabaciones del alumno, agrupadas por lección y en el orden del curso. El grabador de "Tu respuesta a toda la semana" queda fijo al lado: respondes mientras escuchas, sin hacer scroll.

3. Graba tu respuesta en audio con el feedback de toda la semana. Puedes pausar y reanudar las veces que quieras; cuando acabes, pincha «Terminar» para escucharlo antes de enviar. Si pulsas "Enviar" con el audio en pausa, el campus lo termina solo y lo envía. Si ya lo tienes grabado fuera, también puedes subirlo (paso 4).

4. En "Archivos", arrastra todos tus archivos a la vez (PDF, MP3 o M4A) sobre la tarjeta de respuesta, o pincha en el recuadro para buscarlos. El campus los reparte solo:

   • el primer PDF es el PDF de la corrección;
   • el primer audio es el audio de la corrección, si no has grabado uno;
   • lo demás es material de apoyo (hasta 5 archivos).

   Cada archivo tiene un selector «Corrección · Apoyo» para cambiarlo. Si pasas otro PDF a Corrección, el anterior pasa a Apoyo. Mientras haya un audio de corrección subido no puedes grabar: quítalo o pásalo a Apoyo para grabar. El feedback completo es el audio más el PDF; si quieres, añade también un texto.

5. Revisa los archivos: puedes ordenar el material de apoyo con las flechas, quitar cualquiera y escuchar los audios antes de enviar.

6. Envía. El alumno recibe tu feedback (y un email, si lo tiene activado) y la semana pasa a "Respondidos".

Corrección y material de apoyo son dos cosas

La corrección es lo personal para ese alumno: el audio (grabado al momento o subido), el PDF de la corrección y, si quieres, un texto. El material de apoyo va debajo y el alumno lo ve separado, en un segundo capítulo de la misma tarjeta, para que distinga a la primera qué es tu corrección y qué es material complementario. El audio de apoyo se sube desde tu dispositivo cada vez (no hay biblioteca de audios guardados) y no sustituye a la corrección: sin ninguna pieza de corrección no se puede enviar. Si tienes un audio grabado sin enviar y recargas, cierras la pestaña o te vas a otra página, el campus te pregunta antes: si sales, ese audio se pierde. Y si pulsas "Enviar" sin el audio o sin el PDF, el campus te lo pregunta antes: puedes volver a completarlo o enviar así, a conciencia. Cada archivo se sube en cuanto lo adjuntas (y la grabación, al pinchar «Terminar»), así que «Enviar» es casi instantáneo. Si una subida falla, verás "Reintentar la subida" en esa fila y la respuesta no sale hasta que todos estén listos. Límites: 5 archivos, 50 MB cada uno, audios de hasta 30 minutos.

Tu borrador se guarda solo, en cualquier dispositivo

Todo lo que preparas (el texto, el audio que grabas, el PDF de la corrección y el material de apoyo) se guarda solo en el campus mientras trabajas: el texto a los pocos segundos de dejar de escribir y cada archivo en cuanto termina de subirse. No hay que pulsar nada. Bajo la respuesta verás en qué punto está:

Línea	Qué significa
«Guardando…»	Se está guardando lo último que hiciste.
«Borrador guardado · hh:mm»	Todo guardado a esa hora.
«Borrador de María · hh:mm»	Al abrir la semana: el borrador que dejó María (tú o la tutora que te cubre) a esa hora.

Así puedes preparar el texto y el PDF en el ordenador y grabar el audio en el móvil: abre la misma semana en el otro dispositivo y lo encuentras todo, con los archivos ya subidos. Si tenías la semana abierta en otra pestaña, al volver a ella se carga solo lo que añadiste desde el otro dispositivo; si estabas escribiendo algo que aún no se había guardado, tu texto se queda.

• Si el borrador cambió en el otro dispositivo después de que esta pantalla lo cargara, «Enviar» no envía: sale «Has cambiado este borrador desde otro dispositivo. Revisa la respuesta y vuelve a pinchar Enviar.» y la pantalla se recarga. Revisa y vuelve a pinchar. Así nunca sale una respuesta sin el audio que acabas de grabar en el móvil.
• «Descartar borrador» borra el texto y los archivos del borrador, tras confirmarlo.
• Si devuelves grabaciones, el borrador se conserva para cuando el alumno reenvíe.
• Al enviar, el borrador desaparece. Si la semana se archiva sin respuesta (alumno «Finalizado» o archivo automático), también.
• La tutora que te cubre ve tu borrador y puede continuarlo (y al revés).
• El campus te pregunta antes de salir si un archivo aún se está subiendo o si tienes un audio grabado que todavía no se ha guardado.

Corregir una respuesta ya enviada

¿Te equivocaste de PDF, dejaste una errata o se te olvidó algo? En la respuesta enviada pincha «Editar respuesta». Se abre el mismo formulario de siempre, con lo que enviaste ya cargado: cambia el texto, sustituye el PDF, graba un audio nuevo o quita, añade y reordena el material de apoyo. Pincha «Guardar cambios» (o «Cancelar» para dejarla como estaba).

• El alumno ve la versión nueva con una línea discreta «Tu tutora la actualizó el …». No recibe otro email, ni se vuelve a marcar la casilla de Airtable.
• Tú ves «Editado … por …» debajo de la fecha de respuesta.
• Su valoración se conserva, y el tiempo de respuesta sigue contando desde el envío original.
• Puedes editar sin plazo, y también la respuesta que envió la tutora que te cubre (y al revés). Funciona igual en los PMA.
• La edición no usa el borrador: hazla de una vez. Si sales con cambios sin guardar, el campus te avisa.

Una semana, una respuesta

Cada ticket es uno por (alumno, semana) y agrupa todas las grabaciones de esa semana, con una sola respuesta tuya al conjunto. No es un hilo de conversación de ida y vuelta. Para charlas más largas, usa el chat. (Los PMA son por lección y se responden igual.)

La casilla de Airtable se marca sola

No hace falta ir a Airtable a marcar la S-N de la semana: al enviar tu respuesta, el Campus la marca por ti. Debajo de tu respuesta verás "Semana N marcada en Airtable"; si sale en rojo, pincha en "Reintentar". Si dice "No se marcó…" con un motivo (curso sin casillas, alumno sin ficha de venta), es lo esperado. → Ver La casilla de la semana en Airtable.

Devolver grabaciones para regrabar

Si una grabación no se puede corregir (se cortó, se oye mal, falta parte), no devuelves la semana entera: devuelves solo las que lo necesitan.

1. En la semana abierta, marca la casilla de cada grabación a repetir y pincha en "Devolver marcados".
2. Si quieres, escribe un motivo común — el alumno lo verá tal cual.
3. Confirma. La semana pasa a Devuelto, el alumno recibe un aviso (campana + email) y ve exactamente qué grabaciones repetir; el resto de su semana se conserva.

Cuando el alumno reenvía la última devuelta, la semana vuelve a tu cola como pendiente (y el reloj de las 72 horas arranca de nuevo).

Devolver un respondido retira la respuesta

Puedes devolver grabaciones en cualquier momento, incluso de una semana que ya respondiste (desde la pestaña "Respondidos"). Si ya habías respondido, esa respuesta (y la valoración que el alumno hubiera dejado) se retira: la semana arranca limpia para la nueva ronda.

Todo agrupado por curso

Tanto la cola de feedback como el chat están organizados en secciones colapsables por curso: cada curso con tutoría en el que tienes alumnos es una sección que puedes plegar o desplegar. Lo que dejes plegado se recuerda la próxima vez.

• Un alumno con dos cursos tuyos sale en las dos secciones.
• Hay una sección «Otros» (al final, plegada) para lo que no encaja en un curso con tutoría activa: tutorías caducadas o tickets sueltos. Así nada desaparece.
• En el chat, un alumno que todavía no ha empezado ya sale en la sección de su curso, con «Empieza 30 nov · en 18 días».

En cada fila ves una ficha limpia del alumno: su nombre y desde cuándo entrena (p. ej. "Empezó 5 jul · lleva 2 meses"), con avisos de no leído (🔴) o retraso (⚠).

Si un alumno tuyo está probando un curso de otro programa, en su ficha sale una línea de solo lectura: «En prueba: «Inglés B1» hasta el 3 de noviembre». La prueba no entra en tu cola: solo es para que puedas hablarlo con él. → Ver Prueba de otro curso.

Si tiene un curso antiguo de Kajabi vigente, sale otra línea de solo lectura por cada uno: «Curso antiguo: «PRO» · hasta el 10 de marzo». Es solo contenido: no te llega a la cola ni a tus métricas. → Ver Cursos antiguos.

En «Datos de Airtable» de la ficha, cada venta enseña su «Seguimiento (Airtable)», y en la venta «Actual» puedes añadir una nota al final: se guarda en Airtable al momento, con la fecha y tu nombre delante. Lo que ya está escrito no se toca desde el Campus. La nota interna es un recordatorio tuyo dentro del chat y solo vive en el Campus. El seguimiento es la ficha del alumno en Airtable: lo leen tu suplente, el gestor y los consultores.

Filtros de la cola

En la cola, el botón «Filtros» tiene tres opciones:

• Semana: una semana concreta del curso, o «Todas las semanas».
• Fecha de inicio: solo los alumnos que empezaron un día concreto (las opciones son las fechas que existen de verdad).
• «Solo favoritos»: deja a la vista solo a tus favoritos. → Ver Tus alumnos favoritos.

El buscador y el botón «No leído» están solo en Soporte. → Ver La bandeja de Soporte.

Tus alumnos favoritos

Cada tutora tiene alumnos que necesitan más atención (los que se atascan, los que se quejan si tardas, los que están a punto de dejarlo). Para no perderlos de vista, puedes marcarlos como favoritos con una estrella, como hacíamos en Slack.

Cómo funciona un favorito

1. Paso 1Pincha la estrellaEn la fila del alumno, en su ficha o en la cabecera del chat. Pincharla otra vez la quita.
→
2. Paso 2Sube al principioEn tu cola, tu bandeja de Soporte y «Tus alumnos», dentro de la sección de su curso.
→
3. Paso 3Solo tú lo vesNi el alumno, ni tu suplente, ni el gestor. La marca es tuya.

Dónde marcar

• En la fila de cualquiera de tus tres listas: tras el nombre aparece un chip "☆ Favorito" al pasar el ratón (en el móvil está siempre a la vista). Al pulsarlo se vuelve "★ Favorito" naranja, sin abrir el ticket ni el chat.
• En la ficha del alumno: botón "Favorito" arriba, junto a las acciones.
• En la cabecera del chat con ese alumno: mismo botón "Favorito" (en el móvil, solo la estrella).

La estrella cambia al instante; no hay aviso de confirmación. Si algo fallara, la estrella vuelve a como estaba y verás un aviso para reintentar.

Qué cambia en tus listas

• Cola de feedback: en Pendientes, En revisión y Devueltos, tus favoritos van los primeros de su sección de curso; el resto sigue en el orden de siempre (por semana). "Respondidos" no se reordena: es tu histórico, por fecha de respuesta.
• Bandeja de Soporte: favoritos primeros dentro de cada curso, y después el criterio que elijas en «Orden».
• "Tus alumnos": favoritos arriba, luego el resto con el orden que tengas puesto (caducidad o nombre).

En las tres listas hay además un interruptor "Solo favoritos" en el panel de Filtros (en «Tus alumnos», junto al orden), para quedarte solo con ellos. Si lo activas sin tener favoritos, la lista te lo dice y te ofrece "Ver todos los alumnos".

La marca es tuya y de nadie más

Un favorito no cambia nada para el alumno: no le llega ningún aviso ni ve ninguna estrella. Tampoco lo ve el gestor en la supervisión. Y si te cubre una suplente, ella no ve tus estrellas (puede poner las suyas, que tú no verás a la vuelta). No hay tope de favoritos: úsala con criterio para que siga sirviendo de señal.

Tu bandeja de Soporte

En «Soporte» chateas con tus alumnos: una lista agrupada por curso, el hilo abierto y, en pantallas grandes, la ficha del alumno. Todos tus alumnos asignados salen ahí desde el primer día, con «Aún sin mensajes · escríbele tú» si nadie ha escrito: empieza tú la conversación.

Además de todo lo del chat (texto, notas de voz, imágenes, archivos —varios a la vez, ver Enviar varios archivos a la vez—, reacciones), tienes cinco cosas propias:

• Notas internas: apuntes privados sobre el alumno que él nunca ve.
• «Cerrar» / «Reabrir» la conversación, en la cabecera del hilo.
• «No leído»: una marca para no olvidarte de contestar (ver abajo).
• Programar el envío: con la flecha ▾ junto a «Enviar» eliges «Programar envío». → Ver Programar el envío.
• «En masa»: un mismo mensaje a un grupo de tus alumnos, cada uno en su chat privado. → Ver Enviar en masa.

Si un alumno lleva mucho esperando, el gestor puede escribir en tu chat; su mensaje sale firmado como «Coordinación» y te llega un aviso. → Ver Supervisión del chat.

El detalle de la bandeja (filtros, orden, el número del menú) está en Chat alumno–tutor.

Marcar una conversación como no leída

A veces lees un mensaje y no puedes contestarlo en ese momento. Para que no se te pase, márcalo como no leído, igual que en el correo.

En la cabecera del hilo tienes tres botones juntos: «Favorito», «No leído» y «Cerrar» (en el móvil, solo los iconos). Pincha en «No leído»:

• Sale el aviso "Conversación marcada como no leída" y bajo el nombre del alumno aparece "● Marcada como no leída".
• En la lista, la conversación sale en negrita con un "1", aparece con el filtro "No leído" y sube con el orden "No leídos primero". Si ya tenía mensajes sin leer, se queda con su número (no suma uno más).
• La insignia de Soporte del menú y la campana también la cuentan.

La marca se quita sola cuando:

• Contestas al alumno. Un mensaje programado la quita cuando sale, no cuando lo programas. Una nota interna no la quita.
• Sales de la conversación y vuelves a abrirla otro rato. Mientras sigues en el hilo, la marca se queda.
• Cierras la conversación. Y al revés: si marcas como no leída una conversación cerrada, se reabre.

También puedes quitarla tú: pincha otra vez en el mismo botón ("Marcar leído").

Solo la ves tú

La marca es tuya. El alumno no ve nada: sus checks de leído no cambian. Tampoco la ve tu suplente, ni tú la suya.

Tus alumnos asignados

Cada alumno tiene un tutor asignado. En tu cola ves solo los audios de tus alumnos. En Soporte los ves a todos desde el día de la asignación.

Si crees que te aparece alguien que no es tuyo, avisa al gestor o a administración.

En «Alumnos» tienes la lista de tus alumnos, con su ficha, un buscador y el interruptor «Solo favoritos» (ver Tus alumnos favoritos).

Las cuentas de demostración del equipo nunca te llegan: sus grabaciones se quedan sin enviar y su tutora es ficticia. → Ver Cuenta de demostración.

Los cursos de tus alumnos

Si administración o el gestor te han dado acceso a cursos, en tu menú sale «Cursos» (en el móvil, dentro de «Más»). Si no tienes ninguno, el menú no aparece.

Ahí ves cada curso como lo ve un alumno: todas las semanas abiertas, con sus vídeos, audios, PDF y tests. Es solo lectura:

• No hay progreso ni círculos de «hecho».
• Donde el alumno tiene un botón o el grabador, ves un hueco que dice «Aquí el alumno ve: …».
• En los tests ves la respuesta correcta en verde y el mensaje que recibe el alumno.
• No dejas rastro: nada de lo que mires cuenta como progreso ni sale en ningún informe.

¿Te falta un curso? Pídeselo al gestor o a administración. Si cubres a una compañera, sus cursos no te llegan solos: hay que dártelos aparte. → Ver Los cursos que ve una tutora.

Cuando cubres a otra tutora (o te cubren)

Si una compañera se ausenta, puedes cubrir a sus alumnos. Salen aparte, en «Cobertura de {tutora}», en tu cola y en Soporte, y sus avisos te llegan a ti. Cuando vuelves tú de una ausencia, lo que resolvió tu suplente lleva «atendido por {suplente}». → Ver Cobertura por tutor suplente.

Las llamadas de tus grupos

En "Llamadas" tienes el calendario de las llamadas grupales en directo de los programas que tutorizas, el mismo que ve el alumno. Puedes verlo como Calendario (rejilla del mes) o como Lista (pestañas "Próximas" y "Pasadas"), y la hora sale en tu zona horaria — si no estás en horario peninsular, además te indica la hora en España.

Al pinchar una llamada se abre su ficha, con el botón para entrar por Zoom y los botones para añadirla a tu calendario (Google Calendar o Apple / Outlook). En las llamadas ya pasadas, si administración subió la grabación, tienes el botón para verla.

Es una pantalla de solo consulta: las llamadas las programa administración. Si necesitas mover o crear una, pídeselo. → Ver Llamadas grupales.

Si un alumno te pregunta la hora

Míralo aquí: es literalmente la misma pantalla que está viendo él, así que no hay riesgo de darle una hora distinta.

Tu agenda de llamadas 1:1

Las llamadas individuales están aparcadas por ahora: ningún programa las tiene activas, así que no verás la tarjeta «Agenda de llamadas 1:1». Mientras tanto, las llamadas se acuerdan por el chat. Cuando se activen, conectarás tu Google Calendar y tus alumnos reservarán en tus bloques «Llamadas CW». → Ver Agenda de llamadas 1:1.

Tus avisos

La campana (arriba a la derecha) te avisa de lo que pide tu atención. Algunos avisos te llegan también por email.

• «Semana completa para revisar» o «Nuevo audio para revisar»: tienes trabajo nuevo en la cola.
• «Nuevo PMA para revisar»: un alumno ha enviado su PMA.
• «Semana pendiente desde hace +72h» (o «Audio pendiente…»): llevas más de 72 horas hábiles sin responder.
• «Te han asignado un alumno»: tienes un alumno nuevo.
• «{Alumno} te ha escrito»: un alumno te ha escrito en el chat. Hay un aviso por alumno, con el comienzo de su último mensaje (o «🎤» si es un audio, «📷 Imagen», «📎» y el nombre del archivo). Si te ha escrito varias veces, empieza por «3 mensajes nuevos».
• «Chat sin responder»: un alumno lleva más de 24 horas hábiles esperando tu respuesta. Si solo hace falta un «de nada», con reaccionar a su mensaje (un ❤️) ya cuenta como respondido.
• «Alumno sin actividad»: un alumno tuyo lleva días sin entrar al campus.
• «Coordinación ha respondido en tu chat»: el gestor ha escrito en tu chat.
• «Caso de seguimiento: {motivo}»: el gestor te pide que mires a un alumno (por ejemplo, Dormido o Bajas seguidas), a veces con una nota. Al pincharlo se abre el chat con ese alumno.

Los avisos de chat no se borran al leerlos

Cuando entras en el chat (desde la campana o desde Soporte), el aviso de ese alumno se queda en la campana, sin el punto naranja y sin sumar en el contador. Así, si sales del chat, sigues viendo quién te escribió. Si el alumno vuelve a escribir, el aviso se marca otra vez como nuevo. Desaparece 7 días después de su último mensaje.

En el ordenador, la campana es un botón azul con el texto «Notificaciones» y el contador dentro; en el móvil, la campana sola. No tienes interruptores para apagar avisos: solo administración puede desactivar uno, para todo el equipo. → Ver Avisos y notificaciones.

Avisos de la academia

En "Avisos" (sección del menú, con contador de sin leer) lees los comunicados de la academia: un muro con los destacados arriba y el resto por mes. Recibes los avisos globales y los de los cursos que tutorizas, cada uno con una etiqueta de alcance (Global / nombre del curso). Puedes marcarlos todos como leídos o filtrar los que te quedan. → Ver Avisos y notificaciones.

Tu cuenta

Si entraste con código porque olvidaste tu contraseña, puedes ponerte una nueva desde Mi cuenta (no hace falta saber la anterior). → Ver Iniciar sesión.

Tú y el resto del equipo (tutor, gestor, admin) podéis poner una foto de perfil desde Mi cuenta: pincha "Cambiar foto", elige la imagen, encuádrala y guarda. Si no pones foto, se muestran tus iniciales.

Tu ficha

En Mi cuenta tienes la sección «Mi ficha»: tu presentación, tu saludo en audio, cinco datos para que tus alumnos te conozcan, tus idiomas y tu acento. Tus alumnos la ven al pinchar tu nombre en el chat. Tus cambios los revisa Coordinación antes de que los vean: pincha «Enviar para aprobar» y espera la campana. En el chat puedes guardar mensajes en la ficha de un alumno con «Más opciones» → «Fijar en su ficha». → Ver La ficha de la tutora.

Buenas prácticas al dar feedback

• Habla claro y cercano, sin jerga. Recuerda el perfil de edad del alumno.
• Usa el vocabulario de Charly's Way: entrenar, mente, nativos.
• Si dices una frase en inglés, añade siempre la traducción.
• Nunca compares ni critiques otros métodos.