Guía de administración

El equipo de administración gestiona quién entra al Campus, qué cursos hay y quién tiene acceso a qué. Esta página resume las tareas principales.

Qué ve al entrar

La pantalla Resumen, con cinco cifras: Alumnos, Tutores, Cursos, Feedbacks pendientes (en rojo solo si hay cola) e Instalado en móvil («N de M» alumnos). Las cuentas del equipo no cuentan (ver Cuentas del equipo). Debajo, los últimos Usuarios dados de alta, con «Ver todos →».

«Faltan N archivos en el campus»

El Campus repasa de vez en cuando los archivos de las lecciones. Si alguna lección apunta a un archivo que ya no está (un PDF, un audio, una imagen), administración recibe en la campana el aviso «Faltan N archivos en el campus» («Los alumnos no pueden abrirlos») y un email con la lista y el enlace a cada lección. Hay que volver a subir esos archivos desde el editor de la lección. → Ver Cargar contenido.

Alta de alumnos

Los alumnos se dan de alta desde Airtable, que es la fuente de verdad del negocio. Cuando registras a alguien ahí, el Campus crea automáticamente su cuenta.

Regla de oro

Si un alumno "no existe" en el Campus, lo primero es revisar Airtable. El Campus refleja lo que hay en Airtable, no al revés.

Dar un curso más a un alumno que ya existe

Para darle otro curso a alguien que ya entra al Campus con un curso, no se toca su venta: se crea una venta nueva en Airtable, con su mismo correo. El Campus ve que el correo ya existe y le añade el curso a su cuenta. No crea una cuenta nueva ni le quita lo que ya tenía.

Si el curso es de regalo, es una alta gratuita: una venta con Tipo = Free.

Lo más fácil: el formulario de altas gratuitas. Hay uno por base, según dónde esté el alumno:

• España → formularios.charlysway.com/altas-gratuitas
• Latinoamérica → formularios.charlysway.com/altas-gratuitas-lt

El formulario crea la fila en Ventas por ti. Pon el mismo correo con el que ya entra el alumno, el Programa, la Fecha Inicio y marca la casilla is_campus. Sin esa casilla, el Campus no ve la venta. Un envío del formulario por curso. El formulario no lleva tutora: si el curso tiene feedback, rellena Tutor NEW en la fila de Airtable después.

A mano en Airtable (tabla Ventas, en la base del alumno: España o Latinoamérica):

1. Crea una fila nueva. Una fila por curso: si le das dos cursos, son dos filas.
2. Correo del alumno → exactamente el mismo con el que ya entra. Si cambia una letra, el Campus le crea otra cuenta y no verá el curso en la suya.
3. Programa → el curso que le das (p. ej. Basic o Essential 2026).
4. Fecha Inicio → hoy (o la fecha desde la que tiene que tener acceso). El acceso dura un año desde esa fecha.
5. Tutor NEW → la tutora, si ese curso lleva feedback. Si se deja vacío, ve el curso pero no puede enviar audios.
6. Marca la casilla is_campus.

El formulario deja la venta en Pendiente: el día de la Fecha Inicio, Make la pasa a Activo solo (ver Automatizaciones de Make). Desde ahí, en 10 minutos como mucho, el curso le sale en "Mis cursos", junto a los que ya tenía. Con Fecha Inicio de hoy, cuenta con menos de una hora y cuarto. No le llega correo de bienvenida: ya tiene cuenta y entra como siempre. Para comprobarlo, abre su ficha en Usuarios (ver Ver qué programas ve un alumno).

No cambies el Programa de la venta que ya tiene

Si en su fila de siempre cambias el Programa por otro, el Campus entiende que ha cambiado de curso: le quita el anterior y le pone el nuevo. Para sumar un curso, siempre una fila nueva.

Traveling, Daily y Pronunciation Boost van distinto

Estos tres no son un Programa: son casillas en la misma venta. Para darlos, basta con marcar la casilla en la fila que ya tiene. → Ver Extensiones.

Cursos, accesos y tutorías

Para cada alumno se gestionan dos fechas distintas por curso:

• Acceso al curso → hasta cuándo puede ver el contenido.
• Tutoría → hasta cuándo puede recibir feedback del tutor.

Son independientes. Un alumno puede tener acceso al curso pero la tutoría ya caducada (podrá ver el contenido, pero no enviar audios).

Por encima de las fechas manda el Estado Alumno de la ficha: Activo, Pendiente, Finalizado, Antiguo, Pausa, Devolución o Impago. Qué abre y qué cierra cada uno, con el diagrama y lo que ve el alumno en cada caso, está en Acceso y tutoría → El estado manda. Dos reglas que conviene tener a mano: Pendiente necesita Fecha Inicio para que el Campus lo acepte (ese día Make lo pasa a Activo solo, ver Automatizaciones de Make), y solo Activo y Pendiente dan de alta a un alumno nuevo.

Asignación de tutor

Cada alumno tiene un tutor asignado para cada inscripción a un curso. Esa asignación determina a qué cola llegan los audios del alumno. Se cambia en dos sitios:

• En Airtable, en el campo Tutor NEW de su venta. Es lo que manda a la larga.
• En la ficha del alumno del gestor (Panel Gestor → Alumnos), con Reasignar tutor. Es inmediato, pero si luego alguien edita la venta y Tutor NEW dice otra tutora, el Campus vuelve a poner esa. → Ver Guía del gestor.

La ficha del alumno de Usuarios no tiene botón para cambiar de tutor.

Miembros del equipo (tutores y gestores)

Los alumnos salen de Airtable, pero los miembros del equipo (tutores, gestores y otros administradores) se gestionan desde el propio Campus, en Usuarios. Ahí ves el directorio de todo el equipo, cada uno con su rol y una etiqueta de estado:

• Activo → puede entrar al Campus con normalidad.
• De baja → no puede iniciar sesión (su acceso está bloqueado).

Dar de alta a un miembro del equipo. Pincha en "Dar de alta", pon su nombre, correo, rol (tutor, gestor o admin) y género y guarda. El Campus le crea la cuenta al momento; entra como el resto del equipo, con código por correo o contraseña. Si el correo ya existe, el Campus avisa y no crea nada duplicado.

El campo Género (Sin especificar · Femenino (tutora) · Masculino (tutor)) decide cómo le habla el Campus al alumno de esa persona: "tu tutora", "tu tutor" o —si queda sin especificar— el neutro "tu tutor/a". Se ve en la tarjeta de cuenta del alumno, en el hilo del feedback, en el aviso de tutora de apoyo y en los correos de feedback. Ponlo siempre al dar de alta a un tutor o tutora; se puede corregir después desde Gestionar roles.

Una persona puede tener varios roles. La columna Rol muestra una etiqueta por rol que tiene la persona (p. ej. Gestor y Tutor a la vez). Quien tiene dos roles elige con cuál trabaja en cada momento desde su propio panel. Cómo funciona y para qué sirve está en Doble rol: un gestor que también tutoriza. El filtro Rol del directorio devuelve a quien tiene ese rol, aunque tenga otros.

Chip «Instalado en móvil». El directorio también lista a los alumnos. En la fila de un alumno que ha abierto el Campus instalado como app en el móvil aparece un chip verde «Instalado en móvil»; quien todavía no lo ha instalado no muestra nada. El equipo (tutores, gestores y administradores) nunca lleva ese chip. Arriba, en el Resumen del panel, hay además una tarjeta «Instalado en móvil» con el total: cuántos de tus alumnos lo tienen instalado. Cómo se instala está en Instalar el Campus como app. La cifra se cuenta desde que la función entró en marcha, así que al principio irá subiendo poco a poco conforme los alumnos vayan instalándolo.

Menú de acciones (⋯). Al final de cada fila del equipo hay un botón "⋯" con las acciones de esa persona:

• Gestionar roles → abre un panel lateral con tres casillas (Tutor, Gestor, Admin) y el selector de Género. Marcas o desmarcas y pulsas "Guardar cambios"; el panel te anticipa qué se concederá, qué se quitará y si cambia el género (puedes cambiar solo el género sin tocar los roles). Hay que conservar al menos un rol: para quitarle el acceso a alguien está "Dar de baja", no vaciar los roles. No puedes editar tus propios roles. El cambio manda al instante en lo que la persona puede hacer; lo que ve en pantalla puede tardar hasta una hora en refrescarse si no vuelve a entrar.
• Acceso a cursos → solo en tutoras. Abre un panel para que la tutora vea cursos como un alumno, en solo lectura, desde Tutor → Cursos. Salen primero los sugeridos (los cursos donde tiene alumnos) con el botón «Dar acceso a los N», y debajo el resto de cursos publicados. Cada curso tiene un interruptor que se guarda al pinchar. La columna «Cursos que ve» dice cuántos tiene. → Ver Los cursos que ve una tutora.
• Editar ficha / Revisar ficha → solo en tutoras. Abre su ficha (lo que ven sus alumnos al pinchar su nombre en el chat). «Editar ficha» publica directo; si la tutora ha enviado cambios, la fila lleva «Ficha por aprobar» y la opción pasa a «Revisar ficha» para aprobarla o rechazarla. El botón «Cómo trabajo» de la cabecera de Usuarios cambia las frases comunes a todas las fichas. → Ver La ficha de la tutora.
• Dar de baja / Reactivar → darla de baja (deja de poder entrar) o reactivarla (vuelve a tener acceso). Al dar de baja a un tutor, el Campus te muestra cuántos alumnos activos tiene asignados, para que no lo desactives sin darte cuenta y luego reasignes esos alumnos. No puedes darte de baja a ti mismo/a (para no quedarte fuera por error).

Baja no es borrado

Dar de baja bloquea el acceso, no elimina la cuenta ni su historial. Es lo que hay que usar cuando un tutor o gestor deja de trabajar con la academia.

Ver qué programas ve un alumno

Cuando un alumno dice "no veo mi curso" o "me sale sin acceso", puedes ver lo mismo que ve él desde Usuarios. Busca al alumno y pincha en su nombre: se abre su ficha a la derecha. Es la misma ficha que usa el gestor (datos de Airtable con "Ver ficha en Airtable", feedbacks, Soporte), y en Cursos salen todos sus programas, cada uno con su estado, tutor, fecha de inicio, fin de acceso, tutoría y progreso.

Cada programa lleva una franja de color que dice cómo lo ve el alumno en "Mis cursos":

Franja	Qué significa
🟢 Lo ve con acceso	Entra y ve el contenido.
🔴 Lo ve sin acceso	Le sale el curso, pero cerrado: matrícula en Pausa, Devolución, Impago o Pendiente sin fecha futura.
🔴 Lo ve sin acceso: caducó el …	Se le acabó el año de acceso en esa fecha. Si compró una ampliación, usa "Extender acceso".
🔵 Lo ve como «Próximamente»: empieza el …	Compra Pendiente con fecha de inicio futura: le sale la tarjeta con su fecha.
⚪ No lo ve: el curso no está publicado	Tiene la matrícula, pero el curso sigue en borrador: no le aparece.
⚪ No lo ve: su prueba ha terminado	Era una prueba de otro curso y ya se acabó (o se quitó).
⚪ No lo ve: su curso antiguo ha terminado	Era un curso antiguo de Kajabi y ya se acabó (o se quitó).

Para corregir algo (estado, fechas, tutor), hazlo en Airtable: el Campus lo recoge solo. Lo único que se cambia desde la ficha es "Extender acceso", la prueba de otro curso, los cursos antiguos y los cursos de una cuenta de demostración. Qué abre y qué cierra cada estado está en Acceso y tutoría.

Reenviar el email de acceso a un alumno

Cuando un alumno dice que no le llegó el correo de bienvenida, que lo borró o que el botón del correo ya no le abre el Campus, puedes volver a enviárselo desde Usuarios sin pasar por Airtable. Busca al alumno, pincha el botón "⋯" al final de su fila y elige "Reenviar email de acceso".

• Le llega el mismo correo que al darse de alta (la automatización "Correo de bienvenida", con el asunto y el texto que tengas en Automatizaciones) y con un botón de acceso nuevo, válido 30 días. El botón antiguo sigue valiendo hasta que caduque.
• Si el alumno solo tiene cursos de un libro (sin tutoría), le llega en cambio el correo del libro: cómo entrar con su correo y el código, sin botón. → Ver El regalo del libro.
• Debajo de la opción ves cuándo se envió por última vez («Último envío: 24 sept 2026»). Si nunca se le ha enviado (alumnos dados de alta a mano, antes de la automatización), la opción dice "Enviar email de acceso · Nunca enviado".
• Al terminar sale el aviso verde "Email de acceso reenviado a …" con el correo del alumno (el que tiene en su ficha de Airtable). Si algo falla, sale un aviso rojo con el motivo.
• Si se envió hace menos de 24 horas, el Campus te pregunta antes («El email de acceso de … se envió hace 2 horas. ¿Reenviar de todas formas?»): así no le llenas el buzón sin querer. Reenviar lo manda; Cancelar no hace nada.
• Si la automatización "Correo de bienvenida" está apagada, la opción aparece atenuada y no se puede pinchar: enciéndela en Automatizaciones y vuelve a intentarlo.
• Un alumno de baja no tiene esta opción (ni el resto del menú).

Cada reenvío cuenta como un envío más de la automatización "Correo de bienvenida" en Automatizaciones. Solo vale para alumnos: al equipo (tutores, gestores) se le invita desde "Dar de alta".

Antes de reenviar

Si el alumno no aparece en Usuarios, no está dado de alta: revisa Airtable. Si está pero el correo de su ficha es incorrecto, corrígelo primero en Airtable y espera a que el Campus lo refleje; si no, el correo irá a la dirección equivocada.

Estructura del contenido

El contenido se organiza así (de mayor a menor):

Curso
 └── Módulo
      ├── Submódulo (opcional)
      │    ├── Lección
      │    └── Test (autoevaluación)
      ├── Lección
      └── Test (autoevaluación)

• Una lección puede tener vídeo, audio de ejemplo, PDF y descripción. El vídeo, el audio y las imágenes van en bloques, y su archivo sale de la biblioteca de medios del curso: se sube una vez y lo usan todas las lecciones que lo necesiten. → Ver Biblioteca de medios del curso.
• Un módulo o submódulo puede terminar con un test de autoevaluación (opcional): solo el alumno ve su resultado y no cuenta para el progreso. → Ver Cargar contenido.
• Algunos cursos incluyen PMA (2 lecciones especiales): la lección se ve siempre, pero solo quien lo tiene contratado ve el grabador para enviarlo.
• Algunos módulos se publican con goteo: aparecen unos días después de empezar.

Para el detalle, mira Cursos, módulos y lecciones.

Todo este contenido se crea y edita desde el propio Campus (zona de administración → Cursos), sin tocar nada técnico. El paso a paso está en Cargar contenido (admin).

Otras zonas del panel

Además del alta y los cursos, administración tiene en su panel:

• Eventos → programar llamadas grupales en directo por Zoom para un programa. → Ver Llamadas grupales.
• Automatizaciones → mensajes que se envían solos cuando pasa algo: correos (al completar una lección —una o todas las de un módulo/lista—, una secuencia de bienvenida por goteo desde la matrícula, o tras días de inactividad), mensajes del tutor en el chat de soporte (al completar, matricularse o asignar tutor) y recordatorios de las llamadas grupales en el muro de Avisos. Incluye las plantillas de correo transaccionales y los iconos de redes del pie de todos los correos. → Ver Automatizaciones.
• Avisos → publicar avisos de la academia, globales o dirigidos a un curso, con imagen de portada, PDF, formato de texto, fijado y programación. La sección trae dos pestañas (Recibidos de otros + Mis avisos con métricas de lectura) y el equipo también los recibe. → Ver Avisos y notificaciones.
• Plantillas tutoras → los mensajes base que las tutoras mandan desde su Inicio (pedir testimonio, explicar el siguiente programa, aviso para finalizar), por curso y con PDF opcional. Es la misma pantalla que ve el gestor. → Ver El Inicio de la tutora.
• Libros → los seis cursos de regalo de los libritos: la URL fija de cada libro (la que imprime su QR), el curso al que lleva, cuántos compradores se han registrado y el botón «Regenerar» el código. Los compradores se registran solos, sin Airtable y sin tutoría. → Ver El regalo del libro.
• Guía del alumno → editar la guía «Cómo funciona el campus» que leen los alumnos: secciones, quién ve cada una (todos, solo con tutoría, solo libro), borrador, vista previa, publicar e historial de versiones. → Ver La guía «Cómo funciona» del alumno.
• Satisfacción → cómo valoran los alumnos las lecciones y las respuestas de cada tutora, y qué responden a las encuestas, en cinco pestañas que se exportan a CSV. Es la misma pantalla que ve el gestor. → Ver Valoraciones.
• Rescate → la lista de alumnos en riesgo de perderse, con su motivo y su tutora; cada caso se cierra con «Gestionado» (avisa a la tutora) o «Rechazado». Es la misma pantalla que ve el gestor. → Ver Medición por alumno y rescate.
• Analítica → dos pestañas (solo administración): "Infraestructura y costes" (el coste por alumno y la salud del Campus) y "Activación" (cuánto tardan los alumnos en entrar por primera vez, global y por curso). → Ver Infraestructura y costes y Tiempo de activación.

Además, cada lunes administración recibe por correo el resumen semanal del Campus (lo que requiere acción, la salud de la semana y —solo para administración— un recuadro de costes e infraestructura). No hay que entrar a mirar: llega solo. → Ver Resumen semanal por email.

El gestor como apoyo

La coordinación del día a día de tutores y alumnos (reasignar tutor, pausar alumnos, vigilar la cola, ajustar el goteo de un alumno) la lleva el gestor. Administración se centra en el alta, los cursos y las fechas. → Ver Guía del gestor.

Qué NO gestiona administración

• El feedback de los audios → lo hacen los tutores.
• El contenido del entrenamiento diario → lo hace el alumno.
• La coordinación de tutores y reasignaciones del día a día → lo hace el gestor.

Checklist al dar de alta a un alumno nuevo

• [ ] Alumno registrado en Airtable, con la casilla is_campus marcada.
• [ ] Estado Alumno correcto: Activo (o Pendiente con Fecha Inicio si el programa aún no ha empezado; ese día Make lo pasa a Activo).
• [ ] Cursos contratados correctos.
• [ ] Fecha de acceso al curso.
• [ ] Fecha de tutoría.
• [ ] Tutor asignado.
• [ ] ¿Tiene PMA contratado? Marcarlo si corresponde.