Guía de administración

El equipo de administración gestiona quién entra al Campus, qué cursos hay y quién tiene acceso a qué. Esta página resume las tareas principales.

Alta de alumnos

Los alumnos se dan de alta desde Airtable, que es la fuente de verdad del negocio. Cuando registras a alguien ahí, el Campus crea automáticamente su cuenta.

Regla de oro

Si un alumno "no existe" en el Campus, lo primero es revisar Airtable. El Campus refleja lo que hay en Airtable, no al revés.

Cursos, accesos y tutorías

Para cada alumno se gestionan dos fechas distintas por curso:

• Acceso al curso → hasta cuándo puede ver el contenido.
• Tutoría → hasta cuándo puede recibir feedback del tutor.

Son independientes. Un alumno puede tener acceso al curso pero la tutoría ya caducada (podrá ver el contenido, pero no enviar audios).

Asignación de tutor

Cada alumno tiene un tutor asignado para cada inscripción a un curso. Esa asignación determina a qué cola llegan los audios del alumno. Si hay que cambiar de tutor, se modifica la asignación.

Miembros del equipo (tutores y gestores)

Los alumnos salen de Airtable, pero los miembros del equipo (tutores, gestores y otros administradores) se gestionan desde el propio Campus, en Usuarios. Ahí ves el directorio de todo el equipo, cada uno con su rol y una etiqueta de estado:

• Activo → puede entrar al Campus con normalidad.
• De baja → no puede iniciar sesión (su acceso está bloqueado).

Dar de alta a un miembro del equipo. Pincha en "Nuevo miembro", pon su nombre, correo, rol (tutor, gestor o admin) y género y guarda. El Campus le crea la cuenta al momento; entra como el resto del equipo, con código por correo o contraseña. Si el correo ya existe, el Campus avisa y no crea nada duplicado.

El campo Género (Sin especificar · Femenino (tutora) · Masculino (tutor)) decide cómo le habla el Campus al alumno de esa persona: "tu tutora", "tu tutor" o —si queda sin especificar— el neutro "tu tutor/a". Se ve en la tarjeta de cuenta del alumno, en el hilo del feedback, en el aviso de tutora de apoyo y en los correos de feedback. Ponlo siempre al dar de alta a un tutor o tutora; se puede corregir después desde Gestionar roles.

Una persona puede tener varios roles. La columna Rol muestra una etiqueta por rol que tiene la persona (p. ej. Gestor y Tutor a la vez). Quien tiene dos roles elige con cuál trabaja en cada momento desde su propio panel. Cómo funciona y para qué sirve está en Doble rol: un gestor que también tutoriza. El filtro Rol del directorio devuelve a quien tiene ese rol, aunque tenga otros.

Menú de acciones (⋯). Al final de cada fila del equipo hay un botón "⋯" con las acciones de esa persona:

• Gestionar roles → abre un panel lateral con tres casillas (Tutor, Gestor, Admin) y el selector de Género. Marcas o desmarcas y pulsas "Guardar cambios"; el panel te anticipa qué se concederá, qué se quitará y si cambia el género (puedes cambiar solo el género sin tocar los roles). Hay que conservar al menos un rol: para quitarle el acceso a alguien está "Dar de baja", no vaciar los roles. No puedes editar tus propios roles. El cambio manda al instante en lo que la persona puede hacer; lo que ve en pantalla puede tardar hasta una hora en refrescarse si no vuelve a entrar.
• Dar de baja / Reactivar → darla de baja (deja de poder entrar) o reactivarla (vuelve a tener acceso). Al dar de baja a un tutor, el Campus te muestra cuántos alumnos activos tiene asignados, para que no lo desactives sin darte cuenta y luego reasignes esos alumnos. No puedes darte de baja a ti mismo/a (para no quedarte fuera por error).

Baja no es borrado

Dar de baja bloquea el acceso, no elimina la cuenta ni su historial. Es lo que hay que usar cuando un tutor o gestor deja de trabajar con la academia.

Estructura del contenido

El contenido se organiza así (de mayor a menor):

Curso
 └── Módulo
      ├── Submódulo (opcional)
      │    ├── Lección
      │    └── Test (autoevaluación)
      ├── Lección
      └── Test (autoevaluación)

• Una lección puede tener vídeo, audio de ejemplo, PDF y descripción.
• Un módulo o submódulo puede terminar con un test de autoevaluación (opcional): solo el alumno ve su resultado y no cuenta para el progreso. → Ver Cargar contenido.
• Algunos cursos incluyen PMA (2 lecciones especiales): la lección se ve siempre, pero solo quien lo tiene contratado ve el grabador para enviarlo.
• Algunos módulos se publican con goteo: aparecen unos días después de empezar.

Para el detalle, mira Cursos, módulos y lecciones.

Todo este contenido se crea y edita desde el propio Campus (zona de administración → Cursos), sin tocar nada técnico. El paso a paso está en Cargar contenido (admin).

Otras zonas del panel

Además del alta y los cursos, administración tiene en su panel:

• Eventos → programar llamadas grupales en directo por Zoom para un programa. → Ver Llamadas grupales.
• Automatizaciones → mensajes que se envían solos cuando pasa algo: correos (al completar una lección —una o todas las de un módulo/lista—, una secuencia de bienvenida por goteo desde la matrícula, o tras días de inactividad), mensajes del tutor en el chat de soporte (al completar, matricularse o asignar tutor) y recordatorios de las llamadas grupales en el muro de Avisos. Incluye las plantillas de correo transaccionales y los iconos de redes del pie de todos los correos. → Ver Automatizaciones.
• Avisos → publicar avisos de la academia, globales o dirigidos a un curso, con imagen de portada, PDF, formato de texto, fijado y programación. La sección trae dos pestañas (Recibidos de otros + Mis avisos con métricas de lectura) y el equipo también los recibe. → Ver Avisos y notificaciones.
• Satisfacción → ver cómo valoran los alumnos, en cinco pestañas: Lecciones (qué contenido gusta, con Tendencia y Participación por período y filtro por Nivel del alumno), Respuestas (si las respuestas del tutor están ayudando, agrupadas por lección), Tutores (media y operativa por tutora: alumnos, plazos de 72 h hábiles, tiempo medio), NPS (cuánto recomiendan la academia los alumnos que terminan un curso, un índice de −100 a +100) y Tendencia (gráficos de un curso: tarjetas resumen, evolución semanal, comparativa por nivel y línea mensual por lección). La pestaña queda en la URL y los filtros se conservan al cambiarla. → Ver Valoraciones.
• Rescate → la lista de alumnos en riesgo de perderse (nunca entró, dormido, valoración negativa, audio abandonado, respuesta sin abrir), con su motivo, su tutora y cuánto tardó cada uno en entrar por primera vez (columna "Primer acceso"), más una pestaña de posibles cuentas compartidas. Es la misma pantalla que ve el gestor. → Ver Medición por alumno y rescate.
• Analítica → dos pestañas (solo administración): "Infraestructura y costes" (el coste por alumno y la salud del Campus) y "Activación" (cuánto tardan los alumnos en entrar por primera vez, global y por curso). → Ver Infraestructura y costes y Tiempo de activación.

Además, cada lunes administración recibe por correo el resumen semanal del Campus (lo que requiere acción, la salud de la semana y —solo para administración— un recuadro de costes e infraestructura). No hay que entrar a mirar: llega solo. → Ver Resumen semanal por email.

El gestor como apoyo

La coordinación del día a día de tutores y alumnos (reasignar tutor, pausar alumnos, vigilar la cola, ajustar el goteo de un alumno) la lleva el gestor. Administración se centra en el alta, los cursos y las fechas. → Ver Guía del gestor.

Qué NO gestiona administración

• El feedback de los audios → lo hacen los tutores.
• El contenido del entrenamiento diario → lo hace el alumno.
• La coordinación de tutores y reasignaciones del día a día → lo hace el gestor.

Checklist al dar de alta a un alumno nuevo

• [ ] Alumno registrado en Airtable.
• [ ] Cursos contratados correctos.
• [ ] Fecha de acceso al curso.
• [ ] Fecha de tutoría.
• [ ] Tutor asignado.
• [ ] ¿Tiene PMA contratado? Marcarlo si corresponde.