Acceso y tutoría
Una de las cosas que más confusión genera. Léelo con calma. Hay dos capas que deciden qué puede hacer un alumno: su estado en Airtable y sus fechas.
Capa 1: el estado manda
El Estado Alumno de la ficha de Airtable es el interruptor principal. El Campus lo lee y decide a partir de él tres cosas por separado: si el alumno ve el curso, si puede enviar audios a su tutora y si puede escribir en el chat.
El camino normal de una venta
- PendienteComprado, aún no empiezaCon Fecha Inicio y programa, el Campus crea la cuenta, envía la bienvenida y deja ver solo la introducción hasta la fecha.
- CursoSolo la introducción
- AudiosNo
- ChatNo
- ActivoEntrena con todoCurso completo durante su año, graba audios y habla con su tutora mientras dure la tutoría.
- CursoSí, 1 año
- AudiosSí, hasta Fecha Fin
- ChatSí, hasta Fecha Fin
- FinalizadoTerminó el seguimientoSigue viendo el curso hasta cumplir su año. El chat queda en solo lectura y ya no envía audios. «Antiguo» es exactamente lo mismo.
- CursoSí, hasta su año
- AudiosNo
- ChatSolo lectura
Los que cierran la puerta
Desde Activo (o desde cualquier otro), la ficha puede pasar a uno de estos tres. El alumno no pierde nada: solo deja de entrar hasta que la ficha vuelva a Activo.
- PausaPuerta cerrada, se guarda todoEl curso sigue en su panel como «Sin acceso»; su historial espera a que vuelva a Activo.
- CursoNo
- AudiosNo
- ChatNo
- DevoluciónPuerta cerradaIgual que Pausa: nada visible, nada borrado.
- CursoNo
- AudiosNo
- ChatNo
- ImpagoPuerta cerradaIgual que Pausa. En cuanto la ficha vuelve a Activo, recupera el curso tal y como lo dejó.
- CursoNo
- AudiosNo
- ChatNo
La misma información, en tabla, con lo que el alumno ve en pantalla en cada caso:
| Estado en Airtable | Ver el curso | Enviar audios | Chat con la tutora | Qué ve el alumno |
|---|---|---|---|---|
| Activo | ✅ Sí (1 año desde Fecha Inicio) | ✅ Mientras dure la tutoría y tenga tutora | ✅ Mientras dure la tutoría | Todo normal. Al caducar la tutoría: curso sí, grabador cerrado, chat en solo lectura. |
| Pendiente | 🟡 Solo la introducción (si el curso la tiene) | ❌ No | ❌ No | Tarjeta del curso con «Introducción disponible · el curso abre el {fecha}» y botón «Entrar al curso»; dentro, la introducción abierta y un panel con candado: «El curso completo. Se abre el {fecha}. Te avisaremos por email.» Sin introducción: tarjeta bloqueada «Empieza el {fecha}». |
| Finalizado | ✅ Sí (hasta cumplir su año) | ❌ No | 📖 Solo lectura | Ve el curso. En el chat, su historial con el aviso «Tu tutoría ha terminado»; no puede escribir. |
| Antiguo | ✅ Sí | ❌ No | 📖 Solo lectura | Exactamente igual que Finalizado. |
| Pausa | ❌ No | ❌ No | ❌ No | El curso sigue en su panel, con el botón «Sin acceso — pincha para saber más». Al entrar: «Tu acceso a {curso} no está activo en este momento» y el botón «Escríbenos». |
| Devolución | ❌ No | ❌ No | ❌ No | Igual que Pausa. |
| Impago | ❌ No | ❌ No | ❌ No | Igual que Pausa. |
Tres reglas que conviene tener claras:
- Finalizado no quita el curso. Significa que ha terminado el seguimiento con la tutora, no el acceso a las lecciones. El alumno sigue viendo el curso; el chat le queda en solo lectura (ve lo hablado, con un aviso de que la tutoría terminó).
- Finalizado cierra los feedbacks abiertos. Al pasar a Finalizado, el Campus archiva todo lo que el alumno tenía abierto (lo pendiente, lo que estaba en revisión y las semanas a medias), salvo lo que la tutora devolvió para regrabar. Sale de la cola de la tutora. → Ver Finalizado archiva.
- Devolución e Impago cierran el feedback y el chat de la tutora. Al pasar a uno de los dos, el Campus archiva lo que el alumno tenía abierto en la cola de la tutora (lo pendiente, lo que estaba en revisión, lo devuelto y las semanas a medias) y cierra su conversación con ella: sale de «Abiertos» y se ve con «✓ Cerrado», con todo el historial. Si el alumno sigue con otro curso activo o finalizado con la misma tutora, la conversación se queda abierta. Pausa no cierra ni archiva nada.
- Ningún estado borra nada. Pausa, Devolución e Impago cierran la puerta, pero la cuenta, los audios, el feedback recibido y las conversaciones siguen ahí. En cuanto la ficha vuelve a Activo, el alumno recupera el curso tal y como lo dejó.
- Solo Activo y Pendiente dan de alta. Si la primera vez que una venta llega al Campus viene en Pausa, Finalizado o cualquier otro estado, el Campus no crea la cuenta: esos estados solo actúan sobre matrículas que ya existían.
Pendiente: la compra antes de que empiece el programa
«Pendiente» sirve para registrar una compra cuyo programa todavía no ha empezado (una convocatoria con fecha). Para que el Campus la acepte, la fila de Ventas necesita dos cosas: la Fecha Inicio y un Programa que exista en el Campus. Sin fecha de inicio, el Campus la ignora (no crea nada, y lo anota como «Venta pendiente sin fecha de inicio» en el registro de la sincronización).
Con la venta completa, el Campus hace lo mismo que con un Activo salvo abrir el curso:
- Crea la cuenta si el alumno es nuevo y le envía el correo de bienvenida con su botón de acceso (una sola vez por cuenta).
- Le matricula en el curso con la matrícula "programada": el curso aparece en su panel.
- Hasta la Fecha Inicio ve solo la introducción del curso (los módulos que administración marcó como «En la compra (introducción)»). Puede ver sus vídeos y marcar sus lecciones; no puede grabar audios ni usar el chat, y no ve el temario del resto del curso: solo un panel con candado y la fecha de apertura.
- Si el curso no tiene introducción marcada, ve la tarjeta bloqueada con «Empieza el {fecha}» y, al entrar, «Las primeras lecciones estarán disponibles el {fecha}».
El día de la Fecha Inicio la ficha pasa a Activo (lo hace Make)
El Campus no activa la matrícula solo: obedece al estado de Airtable. Quien la pasa a Activo es la automatización de Make «Alta otra fecha»: cada hora (de 6:00 a 23:00) busca en Ventas (España y Latinoamérica) las fichas en «Pendiente» con Fecha Inicio de hoy o anterior y las pone en Activo. El Campus lo recoge en su siguiente lectura (10 min). En la práctica, el curso se abre en menos de una hora y cuarto desde las 6:00 del día de inicio. → Ver Automatizaciones de Make.
Si una ficha sigue en «Pendiente» pasada la Fecha Inicio, el alumno deja de ver incluso la introducción y le sale «Sin acceso»: revisa que Make haya corrido, o cámbiala a Activo a mano. Activo con una Fecha Inicio futura funciona igual que Pendiente para el goteo. La transición Pendiente → Activo conserva la fecha de inicio y lo que el alumno hubiera completado de la introducción.
Hoy tienen introducción marcada Essential, Prime, PRO y Traveling. Platinum e Inglés para Viajar — Nivel 2 no la tienen, así que un Pendiente en esos cursos ve la tarjeta bloqueada con la fecha. Marcar la introducción de un curso se hace en el editor del módulo (ver Cargar contenido).
Cómo se cambia el estado
- Siempre en Airtable. Cambias el Estado Alumno de la fila de Ventas (con la casilla «is_campus» marcada) y el Campus lo recoge en la siguiente lectura, como mucho 10 minutos. Vale para abrir (→ Activo), cerrar (→ Pausa, Devolución, Impago) y terminar (→ Finalizado).
- Reactivar tras una pausa o un impago: vuelve a poner Activo. Si además hay que darle tiempo nuevo, ajusta la Fecha Inicio (de ella sale el año de acceso) y la Fecha Fin (la tutoría).
- El gestor también puede «Pausar / reactivar» a un alumno desde su ficha en el Campus (ver Guía del gestor). Es un atajo para el día a día; Airtable manda: la próxima vez que la fila de Ventas cambie, su estado pisa el del Campus. Lo correcto es reflejar la pausa también en Airtable.
Sin tutora todavía
Una venta puede entrar en el Campus antes de que se decida quién la atiende (el colaborador «Tutor NEW» de Airtable vacío). El alumno no espera: recibe su cuenta, su correo de bienvenida y ve su curso desde el primer día. Lo que cambia, mientras no tenga tutora, es esto:
| Dónde | Qué ve el alumno |
|---|---|
| Inicio | Una tarjeta encima de sus cursos: "Tu tutor o tutora llegará en uno o dos días. Mientras, entrena con los vídeos." |
| Grabador de una lección | El grabador bloqueado con esa misma frase (no dice "tu tutoría ha expirado": no ha perdido nada). Tampoco puede guardar borradores. |
| Tutor/a (chat) | El chat vacío con la misma frase y el correo de soporte por si necesita algo. |
| Mi cuenta | "Aún no tienes tutor o tutora", como siempre. |
Puede ver los vídeos, el PDF y marcar lecciones como completadas: el hueco no le frena el entrenamiento. La tutoría sigue corriendo por fechas (la Fecha Fin viene de Airtable); el hueco no se compensa.
Cuando llega la tutora (se rellena «Tutor NEW» y pasa la siguiente lectura, o el gestor la asigna desde el Campus):
- La tarjeta desaparece, el grabador y el chat se abren y la conversación de Soporte ya existe con ella.
- La tutora recibe su aviso «Tutor asignado a un alumno» en la campana, como con cualquier asignación. El email se lo envía una automatización de fuera del Campus.
- El alumno recibe el aviso «Al asignar tutor» (email y, si hay automatización de Soporte, un mensaje en el chat), solo si la plantilla está activa en Automatizaciones. Una venta que ya trae tutora desde el principio también lo recibe, al darse de alta. Se envía una sola vez: quitar y volver a poner la tutora en Airtable no lo repite. → Ver Automatizaciones.
Para el gestor
En la lista de alumnos el alumno sale con «Sin tutor» desde el primer minuto (y el filtro «Sin tutor» lo encuentra). La alerta ámbar del resumen espera 72 horas desde la matrícula antes de contarlo: un alumno recién entrado no es una alarma. Si el gestor le asigna tutora desde el Campus y después Airtable trae otra, manda Airtable; si Airtable sigue vacío, la asignación del Campus se queda.
Capa 2: las dos fechas
Cuando el estado sí permite curso (Activo/Finalizado/Antiguo), entran las fechas:
| Acceso al curso | Tutoría | |
|---|---|---|
| ¿Qué permite? | Ver el contenido (vídeos, PDFs, lecciones) | Recibir feedback del tutor |
| ¿Hasta cuándo? | 1 año desde la fecha de inicio (se calcula solo) | Hasta la Fecha Fin de la ficha |
| ¿Qué pasa al caducar? | Deja de ver el curso | Deja de poder enviar audios al tutor |
Que una caduque no afecta a la otra. Un alumno puede seguir viendo el curso durante su año aunque la tutoría (más corta) haya terminado hace meses.
Dos fechas independientes
Acceso al curso ver el contenido
Tutoría recibir feedback
El aviso de fin de tutoría en el inicio
Para que el fin de la tutoría no pille por sorpresa, el alumno ve en su inicio (encima de "Mis cursos") una tarjeta cálida y descartable cuando su tutoría está cerca de terminar o acaba de hacerlo:
- Está por terminar (faltan 14 días o menos): "Sigue entrenando con {tutor}", con un botón "Habla con {tutor}" que le lleva al chat para preguntar por una ampliación.
- Terminó hace poco (7 días o menos): "¿Quieres retomar tu tutoría?", con un botón "Escríbenos" a soporte (el chat ya está en solo lectura, así que el aviso va por correo).
Detalles útiles para soporte:
- Sale una sola tarjeta a la vez; si el alumno tiene varias tutorías, gana la que está por vencer.
- Es descartable: al cerrarla no vuelve a aparecer en ese ciclo (ni al pasar de "por terminar" a "terminó"). Reaparece solo si se renueva la tutoría con una fecha nueva.
- Solo aparece con matrícula Activa y tutor asignado. No bloquea el curso: es solo un recordatorio.
Qué ve el alumno cuando NO tiene acceso
Si su estado bloquea el curso (Pausa, Devolución, Impago, o Pendiente con la Fecha Inicio ya pasada) o ha pasado su año de acceso, al entrar al curso ve una pantalla amable —fondo claro, texto grande— que le explica que su acceso no está activo y le invita a escribirnos. El curso no desaparece de su panel: sigue visible, marcado como "Sin acceso", para que entienda por qué. Nunca ve un error ni una pantalla en blanco.
Ampliaciones (extensión de programa)
Cuando un alumno compra una ampliación, el gestor o el admin le alargan la fecha de fin de acceso a mano desde su ficha, con «Extender acceso» en la tarjeta del curso. Esa fecha manda sobre el año calculado y no la pisa la sincronización de Airtable. No sale en una prueba ni en un curso antiguo: esos tienen su propia fecha.
No confundir con las extensiones (Traveling, Daily, Pronunciation Boost): esas son cursos extra que se marcan con una casilla en la venta y el Campus matricula solo. Ver Airtable → Extensiones.
Tipos de acceso de un vistazo
Casi todos los alumnos tienen una venta normal. Pero hay otras formas de tener un curso, y cada una se comporta distinto. Esta tabla las compara todas:
| Tipo | Quién lo da | Cuánto dura | ¿Graba feedback? | ¿Chat? | ¿Llamadas grupales? | Qué ve el alumno | ¿Cuenta en los números? | Si llega una venta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Venta normal (Activo) | Airtable (venta con «is_campus») | Acceso: 1 año desde Fecha Inicio. Tutoría: hasta Fecha Fin | ✅ Mientras dure la tutoría | ✅ Mientras dure la tutoría; luego solo lectura | ✅ Si el curso las tiene | Su curso, sin etiqueta | ✅ Sí | Es la venta |
| Pendiente | Airtable | Hasta la Fecha Inicio; ese día Make la pasa a Activo | ❌ | ❌ | ❌ | «Introducción disponible · el curso abre el …» o «Empieza el …» | No sale en la lista del gestor hasta pasar a Activo | Pasa a Activo y se abre todo |
| Sin tutora todavía | Airtable, con «Tutor NEW» vacío | Uno a tres días | ❌ «Tu tutor o tutora llegará en uno o dos días» | ❌ La misma frase | ✅ Si el curso las tiene | Tarjeta «Tu tutor o tutora llegará…» en el inicio | ✅ Sí (sale como «Sin tutor») | Al rellenar «Tutor NEW» se abre todo |
| Regalo del libro | El propio comprador, con el QR | Sin caducidad | ❌ Sin grabador | ❌ | ❌ | Menú Cursos · Ayuda · Avisos y tarjeta «Tu libro» en Cuenta | ❌ El gestor no lo ve | El Campus usa la misma cuenta y suma el programa; el libro sigue |
| Prueba de otro curso | Gestor o admin, en la ficha | 15 días | ❌ «Estás probando este curso…» | El de su programa, igual | ❌ | «Prueba · hasta el …» | ❌ | La venta se queda el curso con su progreso |
| Curso antiguo | El Campus solo, cada madrugada (o gestor y admin a mano) | Fecha Inicio de la venta vieja + 12 meses | ❌ «Este curso no incluye feedback…» | El de su programa, igual | ❌ | «Solo contenido · hasta el …» | ❌ | La venta se queda el curso con su progreso |
| Cuenta de demostración | Tabla «Equipo» (la cuenta) + gestor o admin (los cursos) | Mientras siga en «Equipo» | 🟡 Graba, pero no envía | 🟡 Chat de prueba con una tutora ficticia | ❌ | Todo abierto; en la ficha, «Cuenta de demostración» | ❌ Nunca | La venta se queda el curso con su progreso |
| Acceso a curso de una tutora | Admin o gestor | Hasta que se quite | ❌ | — | — | La tutora lo ve en Tutor → Cursos, solo lectura | — (no es alumno) | No aplica |
Lo que tienen en común la prueba, el curso antiguo, la cuenta de demostración y el acceso de una tutora: no son ventas. No crean nada en Airtable, no disparan automatizaciones ni emails. Y, salvo el acceso de la tutora (que no es alumna), una venta posterior del mismo curso los convierte en un curso normal sin perder el progreso.
Cómo explicárselo a un alumno
"Tu acceso al curso te deja seguir viendo todas las lecciones durante un año. La tutoría es el tiempo en el que tu profesor te corrige los audios, y suele ser más corta. Son cosas separadas: puedes seguir viendo el curso aunque la tutoría haya terminado."
Quién lo gestiona
El estado y las fechas vienen de la ficha de Airtable (fuente de verdad): el Campus es un reflejo fiel de lo que hay ahí. Las ampliaciones de la fecha de fin de acceso se ponen a mano desde el panel de gestión. Si un alumno necesita reactivarse tras una pausa, es en Airtable donde se cambia su estado y su nueva fecha de inicio.