Cuenta de demostración
Los consultores y la gente de Atención al Cliente necesitan enseñar el Campus por dentro: en una llamada de venta, para resolver una duda de un alumno o para conocer un curso nuevo. Para eso tienen una cuenta de demostración: una cuenta de alumno con la que se ve el Campus igual que lo ve un alumno, pero sin molestar a nadie. Lo que graban no le llega a ninguna tutora, lo que escriben en el chat no lo lee nadie y no cuentan en ningún número.
Una cuenta de demostración no es una venta
Nadie tiene que crear una venta falsa en Airtable para que un consultor vea el Campus. Quién tiene cuenta de demostración lo decide la tabla «Equipo» de Airtable, la que ya mantiene Carmen, y el Campus hace el resto solo.
Quién tiene cuenta de demostración
La tiene cada persona de la tabla «Equipo» (base ES de Airtable) que cumple las tres cosas:
- Estado: Active o Pausa.
- Departamento: 💼Consultoría o 🤝Atención al Cliente. Si tiene varios, basta con que uno de ellos sea uno de estos dos.
- Correo Charly's Way relleno con un correo válido.
Nada más. No depende de la casilla «is_team» de las ventas ni de ninguna marca en el Campus. Para dar o quitar una cuenta de demostración se cambia la fila en «Equipo».
Con qué cuenta
El Campus busca una cuenta de alumno con el Correo Charly's Way de la persona.
- Si ese correo ya es de una tutora, una gestora o un admin, esa cuenta no se toca: una persona con rol de staff entra siempre como staff. En su lugar se usa (o se crea) la cuenta
nombre+demo@charlysway.com. Por ejemplo, paraana@charlysway.comseríaana+demo@charlysway.com. - Si no tiene cuenta, el Campus la crea (ver más abajo).
Quién no la tiene, aunque esté en «Equipo»
Quien estudia de verdad con una tutora. Si la cuenta de alumno de esa persona tiene una venta activa o en pausa con tutora asignada, el Campus no la convierte en cuenta de demostración ni le crea un +demo. Es alguien del equipo que hace el programa como cualquier alumno, con sus audios y su chat de verdad, y el modo demostración se los cortaría.
Si una cuenta ya era de demostración y después le asignan tutora en una venta, en la siguiente revisión deja de serlo.
Cómo funciona por dentro
Cada madrugada, a las 5:45 en horario de invierno y a las 6:45 en horario de verano (hora de España), el Campus lee la tabla «Equipo» y:
- Crea las cuentas que faltan (ver abajo).
- Marca como cuenta de demostración a cada persona que cumple las condiciones.
- Actualiza a quien pasó de Active a Pausa o al revés.
- Desmarca a quien ya no cumple: pasó a Inactive, cambió de departamento, desapareció de la tabla, pasó a tener rol de staff o empezó a estudiar con una tutora.
Si Airtable falla al leer la tabla, el Campus no toca nada: no desmarca a nadie porque no haya podido leer. Lo único que se nota es que la «última lectura» de la ficha se queda atrás (ver La etiqueta en la ficha).
No es al instante
Un cambio en «Equipo» llega al Campus en la siguiente revisión de la madrugada, no en el momento. Si corre prisa, tecnología puede lanzar la revisión a mano.
El Campus crea las cuentas que faltan
Si una persona cumple las condiciones y no tiene cuenta de alumno, el Campus se la crea en la misma revisión y la marca como cuenta de demostración en ese momento:
- Correo: su Correo Charly's Way o, si ese correo es de staff,
nombre+demo@charlysway.com. - Nombre: el «Nombre Completo» de la tabla «Equipo».
- Rol: alumno.
- Sin venta: la cuenta no está enlazada a ninguna fila de Ventas de Airtable.
- Sin email de bienvenida. No sale ningún correo automático.
Cómo entra la persona. Va a campus.charlysway.com, escribe su correo y pide el código de siempre. Quien tiene un +demo escribe el correo con +demo: el código le llega a su buzón de siempre, porque Google Workspace entrega en ana@ lo que se manda a ana+demo@.
Por confirmar
La entrega de los correos +demo está comprobada en la configuración del dominio, pero falta una prueba con un envío real. Si a alguien no le llega el código, avisa a tecnología.
Qué ve el consultor
Ve el Campus como un alumno, con estas diferencias:
Todos sus cursos, abiertos y sin fecha de fin
- Todos los módulos y semanas abiertos desde el primer día, sin goteo. En el temario no sale ningún «Se abre el …» y puede ir a cualquier lección. «Hoy» y «Continuar» lo llevan a la primera lección que no ha completado.
- Sin fecha de fin. Si la cuenta tiene una venta vencida, el curso sigue abierto. Una venta en pausa sí lo bloquea: ahí manda el estado.
- Sin certificado. Al terminar un curso no se emite certificado ni sale el email.
Nada de esto se guarda en la base de datos: si la cuenta deja de ser de demostración, todo vuelve a su goteo y a sus fechas reales.
El grabador graba, pero no envía
En las lecciones con grabación, el grabador funciona como siempre: graba, escucha la toma, borra y vuelve a grabar, y el audio se guarda. Lo que no hay es el botón «Enviar». En su lugar sale esta línea:
«Es una cuenta de demostración. Puedes grabar y escuchar tus audios, pero no se envían a nadie.»
- Pasa en todos los cursos, también en la lección PMA, aunque la cuenta no tenga el PMA contratado.
- El audio se queda guardado como borrador. Nunca llega a la cola de una tutora.
- No sale el recordatorio de «tienes un audio sin enviar».
Una tutora ficticia y un chat de prueba
La tutora de una cuenta de demostración es siempre una tutora ficticia. Sale en la portada, en la tarjeta «Tu tutor» de Cuenta y en la cabecera del chat.
En Tutor/a se ve una conversación con ella, vacía, con este aviso arriba:
«Es una cuenta de demostración. Lo que escribas aquí no se envía ni se guarda.»
Se puede escribir y el mensaje aparece en pantalla, para enseñar cómo funciona. Pero no se envía a nadie, no se guarda y al recargar la página la conversación vuelve a estar vacía. Tampoco llega ningún aviso ni notificación.
Además, la cuenta no ve:
- el aviso de «Tu tutor o tutora llegará en uno o dos días»;
- el aviso de que la tutoría termina;
- las llamadas 1:1 con la tutora.
La tutora ficticia aún tiene nombre provisional
Hoy sale como «Lucía Martín», sin foto. Carmen tiene que pasar el nombre y la foto definitivos; cambiarlos es una tarea pequeña de tecnología.
Cursos para demostraciones
Una cuenta creada por el Campus no tiene ningún curso: no hay venta detrás. Los cursos se dan a mano desde la ficha.
Dónde: en la ficha del alumno, sección «Cursos para demostraciones». La ven el gestor (en Alumnos) y el admin (en Usuarios, pinchando en el nombre). Solo sale en las cuentas de demostración. La tutora no la ve.
Dar cursos:
- En «Cursos publicados que no tiene», marca uno o varios cursos.
- Pincha «Dar acceso». Sale el aviso «Curso dado» (o «Cursos dados»).
Solo salen cursos publicados que la cuenta todavía no tiene: ni el de su venta, ni borradores, ni una prueba o un curso antiguo.
Quitar un curso: pincha «Quitar» junto al curso y confirma. Sale «Curso quitado». Deja de verlo en ese momento, pero su progreso se guarda: si se lo vuelves a dar, lo recupera. En la lista vuelve a salir con la nota «(lo tuvo: conserva su progreso)».
Un curso dado:
- No es una venta: no se crea nada en Airtable, no sale ningún email y no tiene tutora ni fecha de fin.
- Solo se ve mientras la cuenta sea de demostración. Si la persona pasa a Inactive, sus cursos dados desaparecen de «Mis cursos» (un enlace guardado da «página no encontrada»). Si vuelve a Active, reaparecen con su progreso.
- Cómo se compara con los otros accesos que no salen de una venta → ver Tipos de acceso de un vistazo.
Si llega una venta del mismo curso. Si la persona compra (o le dan de alta en Airtable) un curso que ya tenía como curso de demostración, la venta se queda con ese curso: pasa a ser un curso normal, con las fechas, el estado y la tutora de la venta, y conserva todo el progreso. Desaparece de «Cursos para demostraciones». Lo mismo pasa si el curso estaba quitado. Al revés, la sincronización de ventas nunca quita un curso de demostración.
La etiqueta en la ficha
En la ficha de la cuenta (gestor y admin), junto a «Equipo», sale la etiqueta «Cuenta de demostración» (o «Cuenta de demostración · En pausa» si la persona está en Pausa). Debajo del correo se lee:
«Sale de la tabla «Equipo» de Airtable desde el ‹fecha› · última lectura: ‹fecha›»
- Desde: cuándo pasó a ser cuenta de demostración.
- Última lectura: la última vez que la revisión de la madrugada leyó bien la tabla «Equipo». Si se queda más de un día atrás, la revisión no está leyendo: avisa a tecnología.
La etiqueta no se puede cambiar desde el Campus. La tutora y el alumno no la ven.
Fuera de los números
Toda cuenta de demostración pasa a ser cuenta del equipo: no cuenta en rescate, satisfacción, activación, alumnos del gestor, carga de las tutoras, tarjetas del Resumen, resumen semanal ni CSV.
Esa marca se queda aunque la persona deje la tabla «Equipo» o pase a Inactive: sigue fuera de los números, porque su historia es de pruebas.
Cuándo deja de ser cuenta de demostración
| Qué pasa en «Equipo» o en el Campus | Qué hace la revisión de la madrugada |
|---|---|
| La persona pasa a Pausa | Sigue siendo de demostración, con la etiqueta «En pausa». |
| Vuelve a Active | Igual que antes. Conserva el «desde». |
| Pasa a Inactive o cambia de departamento | La desmarca. Sus cursos dados desaparecen (con el progreso guardado) y su venta, si tiene, vuelve a funcionar como la de cualquier alumno. |
| Desaparece de la tabla | La desmarca. |
| Su cuenta pasa a tener rol de staff | La desmarca. |
| Le asignan tutora en una venta activa o en pausa | La desmarca: pasa a ser alumno normal. |
| Airtable falla al leer | No toca nada. |
Desmarcar no borra la cuenta ni sus datos. Si vuelve a cumplir las condiciones, la siguiente revisión la marca de nuevo.
Preguntas frecuentes
Un consultor no tiene cuenta y la necesita hoy. Revisa que su fila de «Equipo» cumpla las tres condiciones. La cuenta se crea en la próxima madrugada. Si no puede esperar, tecnología lanza la revisión a mano.
Un consultor ve el Campus vacío. Su cuenta la creó el Campus y no tiene cursos. Dale los que necesite desde «Cursos para demostraciones» en su ficha.
Un consultor dice que su audio no llega a la tutora. Es lo esperado: en una cuenta de demostración los audios nunca se envían.
Alguien del equipo estudia de verdad y lo han convertido en demostración. No debería pasar si tiene una venta activa o en pausa con tutora. Si pasa, revisa que la venta tenga tutora asignada en Airtable y avisa a tecnología.
Una gestora o tutora quiere su cuenta de demostración. Si está en Consultoría o Atención al Cliente, la tiene en nombre+demo@charlysway.com. Su cuenta de staff no cambia.
En resumen
- Lo decide la tabla «Equipo»: Active o Pausa, en Consultoría o Atención al Cliente, con correo.
- El Campus crea y marca las cuentas solo, cada madrugada. Si el correo es de staff, usa
+demo. Quien estudia con una tutora se queda fuera. - El consultor ve todo abierto, graba sin enviar, chatea con una tutora ficticia sin que nada salga, y no recibe certificado.
- Los cursos se dan a mano en la ficha, en «Cursos para demostraciones».
- Fuera de todos los números, para siempre.