Agenda de llamadas 1:1
Aparcado por ahora
Las llamadas 1:1 están apagadas en todos los programas publicados: ningún curso tiene marcada la casilla de videollamadas, así que ni el alumno ve «Con tu tutor/a» ni la tutora ve la tarjeta «Agenda de llamadas 1:1». Mientras tanto, las llamadas se acuerdan por el chat. Reactivarlo es volver a marcar la casilla en el curso (el cupo y la duración siguen configurados). Las llamadas grupales son otra cosa y siguen funcionando → ver Llamadas grupales.
Todo lo que sigue describe cómo funciona cuando se reactive.
Los alumnos de los programas con llamadas individuales (Prime, Platinum, Exclusive, Speaking Boost, Private) reservan sus llamadas con su tutora desde el campus. Los huecos salen del Google Calendar de Charly's Way de la tutora: ella decide cuándo está disponible, en su calendario de siempre.
Configurar las llamadas en el curso
Esto lo hace administración. En Cursos, en el bloque "¿Qué incluye este curso?", marca "Tiene videollamadas". Entonces, en la pestaña Ajustes del curso, debajo de "Imagen del curso", aparece la tarjeta "Llamadas con tu tutor/a". Configura el apartado donde el alumno reserva sus llamadas:
- Duración de cada llamada → 30 o 60 minutos.
- Llamadas por defecto → de 1 a 50, o vacío. Se usa cuando la venta de Airtable no trae "Videollamadas". Si la venta las trae, mandan las de la venta.
- Saludo (opcional, máx. 120 caracteres) → lo primero que ve el alumno. Vacío = el saludo de siempre: "¡Bienvenido/a a tu espacio de conversación en inglés!".
- Vídeo de bienvenida (opcional) → uno de los vídeos de la pestaña "Medios" de este curso. Mientras esté elegido aquí, no se puede borrar de "Medios".
Pincha en "Guardar llamadas".
El banner (opcional) se sube aparte, con "Subir banner": formato apaisado 3:1, 1500×500 px, JPG, PNG o WebP, máximo 8 MB. Se ve entero, sin recortes. Sin banner, no se pinta nada.
Antes de abrir un programa 1:1
Las tutoras de esos alumnos tienen que haber conectado su Google Calendar y creado sus bloques (los pasos de abajo).
Lo que hace la tutora
Desde aquí, la guía habla a la tutora. Para que tus alumnos puedan reservar contigo hacen falta dos cosas, una sola vez:
- Conectar tu calendario al campus.
- Crear bloques «Llamadas CW» en tu Google Calendar para las horas en que aceptas llamadas.
Quién lo ve
La tarjeta «Agenda de llamadas 1:1» solo aparece si tienes algún alumno de un programa con llamadas individuales. Si no la ves, no tienes que hacer nada.
1. Conectar tu Google Calendar
- En el campus, entra en Llamadas. Arriba verás la tarjeta «Agenda de llamadas 1:1».
- Pincha «Conectar».
- Google te pide elegir cuenta: usa tu cuenta @charlysway.com.
- Acepta los permisos: ver y editar los eventos de tu calendario y ver tu disponibilidad. Los necesitamos para buscar tus huecos libres y para crear cada llamada con su enlace de Meet.
- Vuelves al campus con el aviso «Calendario conectado.» y la tarjeta muestra con qué email estás conectada.
De tus otros eventos el campus solo mira en qué horas estás ocupada: no lee sus títulos ni sus invitados. Solo lee los eventos que se llaman «Llamadas CW».
2. Crear tus bloques «Llamadas CW»
Un bloque es un evento normal de Google Calendar que dice «en este rato acepto llamadas».
- En Google Calendar, crea un evento en las horas que quieras abrir (por ejemplo, martes de 10:00 a 13:00).
- Ponle de título exactamente Llamadas CW (da igual mayúsculas o minúsculas, pero sin más palabras: «Llamadas CW tarde» no vale).
- En «Mostrar como», elige «Disponible». ⚠️ Google lo pone en «Ocupado» por defecto; si lo dejas así, el propio bloque tapa tus huecos y tus alumnos no verán ninguno.
- Si es todas las semanas, usa «Se repite». Puedes tener tantos bloques como quieras, sueltos o recurrentes.
- Usa bloques con hora de inicio y fin: un evento de «todo el día» no cuenta.
Dentro de un bloque, el campus ofrece a tus alumnos inicios cada 30 minutos, y quita las horas en que ya tienes algo en tu calendario (otra cita, una llamada de Calendly…). Así nunca te reservan dos llamadas a la vez.
Cómo saber que está todo bien
La tarjeta te lo dice:
| Ves… | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Tienes N bloques «Llamadas CW» en las próximas 4 semanas.» | Todo listo. | Nada. |
| «No tienes bloques «Llamadas CW»…» | Tus alumnos no verán huecos. | Crea bloques (paso 2). |
| «N bloques están marcados como «Ocupado».» | Esos bloques no dan huecos. | Cámbialos a «Disponible». |
| «Google retiró el permiso de tu calendario» | El campus ya no puede leer tu calendario. | Pincha «Vuelve a conectar». |
Cuando un alumno reserva
La llamada aparece directamente en tu Google Calendar, dentro de tu bloque:
- Título: «Llamada con {alumno} · Charly's Way».
- Con su enlace de Meet propio y el alumno como invitado.
No te llega ningún aviso
Ni el campus ni Google te mandan correo cuando un alumno reserva, cancela o cambia la hora. Tu Google Calendar es la referencia: míralo antes de tu jornada. El campus tampoco tiene una lista de tus reservas; están solo en tu calendario.
El alumno sí recibe un email con la hora (en la zona de su país), el enlace para entrar y un archivo para su calendario. Después le recordamos la llamada el día antes y una hora antes, por email y en sus Avisos.
Reglas que el campus aplica solo, para que no tengas que vigilarlo:
- Reservan con 24 horas de antelación como mínimo y hasta 4 semanas vista.
- Cada alumno tiene una sola llamada reservada a la vez.
- No pueden pasarse de las llamadas de su programa ni reservar después de que acabe su tutoría.
Si tienes que cancelar o mover una llamada
Hazlo en tu Google Calendar, como con cualquier evento:
- Cancelar → borra el evento. El campus cancela la reserva, el alumno recibe un email y puede volver a reservar.
- Mover → arrastra el evento a otra hora. El campus actualiza la reserva y avisa al alumno de la hora nueva (con sus recordatorios otra vez).
El campus revisa tu calendario cada 15 minutos (y también cuando el alumno abre su página de llamadas). Si es urgente, escríbele además por el chat.
Si el alumno cancela o cambia la hora
Puede hacerlo desde el campus hasta 24 horas antes. El evento desaparece de tu calendario (o se mueve a la hora nueva, con otro enlace de Meet). Con menos de 24 horas, el campus le pide que te escriba por el chat.
Después de la llamada: anótala
La reserva no cuenta la llamada como hecha. Anótala como siempre en Airtable, en su venta. En unos minutos el alumno la ve como «Hecha» y le baja el contador de llamadas restantes.
Mientras no la anotes, el alumno la ve como «Pendiente de anotar». Si en 7 días nadie la anota, deja de contar.
Si te cubre una suplente
Mientras una suplente te cubre (Gestor → Coberturas), tus alumnos reservan con ella: ven sus huecos y la llamada se crea en su calendario. Por eso la suplente también tiene que conectar su Google Calendar y crear sus bloques «Llamadas CW». Mientras cubre, ve la tarjeta «Agenda de llamadas 1:1» en su pantalla de Llamadas.
Las llamadas que ya estaban reservadas contigo se quedan contigo. Cuando termina la cobertura, tus alumnos vuelven a reservar contigo.
Mientras convivas con Calendly
Durante el cambio, algunos alumnos seguirán reservando por tu Calendly y otros por el campus. Para que nunca te reserven dos llamadas a la vez:
- Deja tu Calendly conectado a tu Google Calendar de Charly's Way y con la comprobación de conflictos activada. Así Calendly ve lo que se reserva desde el campus.
- El campus ya descuenta lo que tengas ocupado, incluidas las reservas de Calendly, porque aparecen en tu calendario.
- No mandes tu enlace de Calendly a los alumnos que ya reservan desde el campus: para ellos la única vía es la agenda del campus.
Desconectar
Pincha «Desconectar» y confirma (también puedes hacerlo cuando la tarjeta dice que Google retiró el permiso). Tus alumnos dejarán de ver huecos para reservar contigo hasta que vuelvas a conectar. Las llamadas que ya estén en tu calendario no se borran.