Guía del gestor
El gestor (o gestor de tutores) es quien supervisa a tutores y alumnos y reparte la carga de trabajo. Es un rol de coordinación: no corrige audios, pero se asegura de que todos los alumnos tengan tutor y de que nadie se quede sin respuesta.
¿Gestor o administración?
El gestor organiza el día a día de tutores y alumnos (reasignar, pausar, vigilar la cola). Administración gestiona el alta, los cursos y las fechas de acceso. Son dos roles distintos, aunque a veces los lleve la misma persona.
Qué ve al entrar
Una pantalla de resumen con lo importante de un vistazo. Cuatro cifras:
- Cuántos alumnos hay.
- Cuántos tutores hay.
- Cuántas tutorías están por expirar (en los próximos 7 días).
- Cuántos feedbacks pendientes hay en total.
Además, una alerta si hay alumnos sin tutor asignado (con enlace directo para arreglarlo).
Tutores y su carga
En la sección de tutores ve, para cada tutor:
- Cuántos alumnos tiene asignados.
- Cuántos feedbacks pendientes acumula.
- Una alerta si alguno lleva más de 72 horas hábiles sin responder.
Sirve para detectar de un vistazo qué tutor está saturado y repartir mejor. Si una tutora es además gestora (o admin), su tarjeta lleva un chip "también gestor" para que se sepa que su tiempo está repartido. → Ver Doble rol.
Alumnos, con filtros
La lista de alumnos se puede filtrar por tutor, estado, curso y fechas. Está preparada para manejar miles de alumnos sin ir lenta. Desde la ficha de cada alumno, el gestor puede:
| Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| Reasignar tutor | Mover a un alumno de un tutor a otro (cambia todas sus inscripciones). |
| Detectar huérfanos | Ver los alumnos sin tutor y asignarles uno. |
| Pausar / reactivar | Pausar a un alumno (deja de estar activo) y volver a activarlo. |
| Restablecer feedbacks | Devolver un feedback al estado inicial (se conserva el audio del alumno). Es por alumno entero y borra las respuestas del tutor, así que también borra las valoraciones que el alumno dejó sobre ellas: el diálogo dice cuántas se van a perder antes de confirmar. |
| Adelantar o restablecer el goteo | Liberar todo el contenido a un alumno, o volver al ritmo normal. |
| Extender el acceso al curso | Alargar (o quitar) a mano la fecha de fin de acceso al curso, con el botón "Extender acceso" de la ficha del alumno, cuando compra una ampliación. La fecha puesta a mano manda sobre el año calculado y no la pisa la sincronización de Airtable. Ver Acceso y tutoría. |
Supervisar feedbacks
El gestor puede mirar los feedbacks en modo solo lectura: ver la cola, abrir un feedback y revisar la respuesta del tutor, sin poder responder él mismo. Es para control de calidad, no para corregir. La lista mezcla las dos generaciones: los tickets por lección (anteriores al 2 de septiembre de 2026) y los sobres semanales.
Semanas incompletas y la válvula manual
El gestor es el único que ve las semanas a medias (la tutora nunca las recibe): el filtro de Estado tiene la opción "Incompletas", y cada fila cuenta la semana con una chip por audio (✓ enviado / gris falta), el progreso ("2 de 4 audios") y la antigüedad ("Primer audio hace 5 días"). Sirve para detectar alumnos atascados; no genera alertas ni cuenta en las métricas de la tutora.
Para excepciones —un alumno que no va a poder grabar algo— existe la válvula manual: el botón "Enviar a la tutora" manda la semana tal cual está a la cola de su tutora, previa confirmación. El alumno puede seguir enviando lo que faltaba a esa misma semana. El botón solo aparece si el alumno tiene tutora asignada.
La tabla trae además una columna Valoración con la cara que el alumno le puso a esa respuesta (bocadillo si dejó comentario, guion si podía valorar y no valoró, celda vacía si no hay respuesta). El filtro Valoración permite quedarse solo con las caras bajas o auditar los "Respondidos sin valorar". → Ver Valoraciones.
La casilla de la semana en Airtable
Al responder una semana, el Campus marca solo la casilla S-N de la fila de Ventas del alumno. El gestor es quien vigila que eso pase:
- El filtro Airtable de la tabla (Fallo al marcar · Omitida · Marcada) y un indicador rojo en la fila cuando falló. Al abrir el feedback, bajo la respuesta está la línea de estado y el botón "Reintentar".
- En la ficha del alumno, el bloque "Semanas marcadas en Airtable" resume qué casillas puso el Campus.
- Si hubo fallos reales en las últimas 24 horas, te llega un correo diario con la lista.
→ Ver La casilla de la semana en Airtable.
Satisfacción
En "Satisfacción" tiene el mismo panel que administración, con las mismas cinco pestañas:
- Lecciones — qué lecciones gustan. Además de la media histórica, un selector de período (Histórico / Último mes / Últimos 3 meses) gobierna dos columnas: Tendencia (si la media sube ▲ o baja ▼ respecto al período anterior) y Participación (de quienes abrieron la lección, cuántos la valoraron). Llega ordenada por "Peor tendencia" y se puede filtrar por Nivel de inglés del alumno (A1–C2).
- Respuestas — qué tan útiles resultan las respuestas del tutor, agrupadas por lección: dónde del curso la tutorización no está ayudando.
- Tutores — una fila por tutora: la media que ponen los alumnos a sus respuestas y su operativa (Alumnos asignados, A tiempo/Tardío frente a las 72 h hábiles, T. medio de respuesta en horas hábiles, Plazo). Se filtra por curso. Es la vista para saber quién va saturada o a quién le cuesta un curso.
- NPS — cuánto recomiendan la academia los alumnos que terminan un curso (índice de −100 a +100, con desglose por curso).
- Tendencia — los gráficos de un curso: tres tarjetas del período, la media por nivel de los alumnos (con el peor destacado y un botón para saltar a sus lecciones), la evolución semanal y la línea mensual por lección.
Es de solo consulta —números, no comentarios— y abarca todos los cursos y todas las tutoras. La tutora no ve su fila de Tutores: es una herramienta de coordinación.
Es la vista agregada que complementa la columna Valoración de Feedbacks: allí se trabaja caso a caso; aquí se ve el patrón por lección, por tutora o por nivel para saber dónde actuar. → Ver Valoraciones.
Rescate
En "Rescate" tiene la lista de alumnos en riesgo de perderse, ordenados de más a menos urgente, con el motivo (nunca entró, dormido, valoración negativa, audio abandonado, respuesta sin abrir) y su tutora en cada fila. Una tira arriba cuenta cuántos hay por motivo; pinchar un motivo filtra la lista. Cada fila muestra además cuánto tardó el alumno en entrar por primera vez (columna "Primer acceso"). Al abrir una fila ve la ficha del alumno a página completa, con su historia curada. Una pestaña aparte marca posibles cuentas compartidas (solo como señal para revisar, nunca bloqueo automático).
Es la misma pantalla que administración, y sirve para actuar antes de perder al alumno: reasignar, extender acceso, escribirle por el chat o avisar a su tutora según el motivo. → Ver Medición por alumno y rescate.
Supervisar el chat alumno↔tutora
En la sección "Chats" del menú (con un contador de las que piden atención), el gestor vigila los chats entre alumnos y tutoras y, si hace falta, escribe él mismo como Coordinación para desatascar una conversación. Cada fila lleva una insignia de situación (Nunca contestada, Esperando, Atendido por gestión, Al día…) y una alerta "+48h" si lleva demasiado esperando.
- Leer no avisa a nadie (no manda el "leído" al alumno); solo se nota cuando el gestor escribe, y entonces el alumno lo ve como "{nombre} · del equipo de Charly's Way" y la tutora, como "Coordinación".
- El gestor solo escribe texto (con cita): no manda audios ni adjuntos, no cierra ni programa, y no toca las notas internas de la tutora.
También se llega al hilo desde la ficha del alumno ("Chat con la tutora → Leer la conversación"). → Ver Supervisión del chat.
Avisos
El gestor tiene la sección Avisos, igual que administración: puede publicar avisos (globales o de un curso, con portada, PDF, formato, fijado y programación) desde "Nuevo aviso", y verlos en dos pestañas — Recibidos (de otros) y Mis avisos (los suyos, con métricas de lectura). → Ver Avisos y notificaciones.
Llamadas de toda la academia
En "Llamadas" tiene el calendario de las llamadas grupales en directo de todos los programas —no solo de uno—, con la misma pantalla que ve el alumno: Calendario o Lista, y la hora en su zona horaria. Al pinchar una llamada se abre su ficha, con el enlace de Zoom, los botones para añadirla a su calendario y, en las pasadas, la grabación si está subida.
Sirve para responder "¿a qué hora es la llamada?" sin abrir el panel de administración: el gestor mira exactamente la pantalla que está mirando el alumno que pregunta. → Ver Llamadas grupales.
Resumen semanal por correo
Cada lunes el gestor recibe por email el resumen semanal del Campus: lo que requiere acción (tutores atrasados, alumnos sin tutor, feedbacks devueltos, chats lentos) y la salud de la semana (rescate, NPS y satisfacción), cada cifra con su cambio respecto a la semana pasada. Llega aunque esté todo en orden, para no tener que acordarse de entrar a mirar. El recuadro de costes e infraestructura es solo de administración; el gestor no lo ve. → Ver Resumen semanal por email.
Cubrir una tutoría con el "sombrero" de tutor
Algunos gestores tienen también el rol de tutor, para cubrir vacaciones o bajas de las tutoras. En ese caso, arriba de su panel (o en la hoja "Más" del móvil) aparece un conmutador con sus dos roles: al pinchar Tutor, el Campus le lleva al panel del tutor y trabaja allí exactamente como una tutora (cola, respuestas, chat). Al terminar, vuelve a Gestor con un clic. Cómo se concede, qué cambia y qué no está en Doble rol: un gestor que también tutoriza.
Qué NO hace el gestor
- No corrige audios → eso es del tutor. (Salvo que además tenga el rol de tutor y esté trabajando con ese sombrero puesto; ver arriba.)
- No programa las llamadas grupales → su calendario es de solo consulta; crearlas, moverlas y adjuntar la grabación es de administración.
- No da de alta alumnos → el alta llega desde Airtable.
- No gestiona el estado ni las fechas de origen (Activo/Pausa/…, fecha de inicio, Fecha Fin de tutoría) → esos viven en Airtable. El gestor sí puede extender a mano el fin de acceso al curso (ampliación); el resto es un reflejo de la ficha de Airtable.
Dudas típicas
- "Un alumno aparece sin tutor." → Usa la alerta de huérfanos del resumen para asignarle uno.
- "Un tutor está saturado." → Mira su carga en la sección de tutores y reasigna algunos alumnos a otro tutor.
- "Hay que devolver un feedback para que el alumno lo repita." → Restablece el feedback desde la ficha del alumno; el audio original del alumno no se pierde. Lee el aviso del diálogo: si el alumno había valorado alguna respuesta, esa valoración se pierde para siempre.
- "Quiero ver qué respuestas no están ayudando." → En Feedbacks, filtra por las caras bajas de la columna Valoración. Para verlo agregado por lección, abre tu propio Satisfacción → Respuestas (el mismo panel que administración).