Guía del gestor

El gestor (o gestor de tutores) es quien supervisa a tutores y alumnos y reparte la carga de trabajo. Es un rol de coordinación: no corrige audios, pero se asegura de que todos los alumnos tengan tutor y de que nadie se quede sin respuesta.

¿Gestor o administración?

El gestor organiza el día a día de tutores y alumnos (reasignar, pausar, vigilar la cola). Administración gestiona el alta, los cursos y las fechas de acceso. Son dos roles distintos, aunque a veces los lleve la misma persona.

Qué ve al entrar

La pantalla Resumen, con lo importante de un vistazo y de arriba abajo:

1. Lo que requiere acción. Una tarjeta «N alumnos sin tutor» (botón «Asignar tutor») y otra «N tutores con cola atrasada (+72h)» (botón «Revisar feedbacks»). Si no hay nada, sale en verde «Todo al día: sin alumnos sin tutor y sin colas atrasadas.»
2. Cuatro cifras, cada una lleva a su lista: Alumnos, Tutores, Tutoría por expirar (7 días) y Feedbacks pendientes.
3. «Tutores con más cola»: las tres tutoras con más feedback pendiente, con sus pendientes, sus alumnos y la marca +72h si van tarde. Al pinchar una, se abre su cola.

Un alumno recién entrado sin tutora no cuenta en «sin tutor» hasta pasadas 72 horas: la venta puede entrar antes de decidir quién la atiende, y ese hueco de uno o dos días es normal. En la lista de alumnos sí sale con «Sin tutor» desde el primer minuto.

Tutores y su carga

En la sección de tutores ve, para cada tutor:

• Cuántos alumnos tiene asignados.
• Cuántos feedbacks pendientes acumula.
• Una alerta si alguno lleva más de 72 horas hábiles sin responder.
• Cursos que ve: cuántos cursos puede ver la tutora en su sección Tutor → Cursos. Al pincharlo se abre un panel para darle o quitarle acceso a cursos, igual que el admin. → Ver Los cursos que ve una tutora.

Sirve para detectar de un vistazo qué tutor está saturado y repartir mejor. Si una tutora es además gestora (o admin), su tarjeta lleva un chip "también gestor" para que se sepa que su tiempo está repartido. → Ver Doble rol.

La ficha de cada tutora

Cada tutora tiene «Editar ficha» para cambiar su ficha directo. Cuando una tutora envía cambios, su fila lleva la etiqueta «Ficha por aprobar», el botón pasa a «Revisar ficha» y la campana avisa: ahí la apruebas, la apruebas con cambios o la rechazas con un motivo. El botón «Cómo trabajo» de la cabecera cambia las tres frases comunes a todas las fichas. → Ver La ficha de la tutora.

Alumnos, con filtros

La lista de alumnos se puede filtrar por tutor, estado, curso y fechas. Está preparada para manejar miles de alumnos sin ir lenta.

Quién sale en la lista. Solo los alumnos con un curso con tutoría en estado Activo o En pausa, que venga de una venta de Airtable. Por eso no salen:

• Los Pendientes: compraron, pero su programa aún no ha empezado. Ya tienen cuenta y pueden entrar a ver la introducción, pero aparecen aquí el día de su Fecha Inicio, cuando la venta pasa a Activo. Ejemplo: compra el 11, empieza el 30 → sale en la lista el 30.
• Los compradores de los libros (cursos sin tutoría): no tienen tutora que asignar ni cola que vigilar. → Ver El regalo del libro.
• Los que solo tienen accesos dados por la plataforma: una prueba de otro curso, un curso antiguo o cursos de demostración.
• Los que ya terminaron (Finalizado, Antiguo) o tienen Devolución o Impago.

Que no salga aquí no significa que no tenga cuenta. Para comprobarlo, mira su venta en Airtable: si es Pendiente con «is_campus» marcado, está bien y aparecerá en su fecha. Si necesitas ver su ficha antes, pídeselo a administración: lo encuentra por su correo en Admin → Usuarios. Si tampoco está ahí, mira Si un alumno no aparece. El estado de la lista refleja el Estado Alumno de Airtable; qué permite cada uno está en Acceso y tutoría. La columna "Videollamadas" (X/Y) cuenta las llamadas 1:1 anotadas en Airtable sobre las de su programa; las reservadas y aún no hechas no suman. En la ficha, cada curso lleva una franja con cómo lo ve el alumno (con acceso, sin acceso, «Próximamente» o no publicado): la explicación está en Ver qué programas ve un alumno.

Asignar tutor a varios a la vez. Marca las casillas de varios alumnos en la lista (por ejemplo, eligiendo «Sin tutor» en el filtro Tutor, que reúne a los que no tienen tutora) y, en la barra que aparece abajo, elige la tutora y pincha «Asignar tutor».

Desde la ficha de cada alumno, el gestor puede:

Acción	Para qué sirve
Reasignar tutor	Mover a un alumno de un tutor a otro (cambia todas sus inscripciones). Ojo: si después alguien edita su venta en Airtable y el campo Tutor NEW tiene otra tutora, el Campus vuelve a poner esa. Para que dure, cámbiala también en Airtable.
Desactivar / reactivar	Desactivar pausa todas sus matrículas activas (deja de ver los cursos) y reactivar las vuelve a activar. Es un cambio solo del Campus: Airtable no se entera. Se mantiene hasta que alguien edite esa venta en Airtable; entonces el Campus vuelve a poner el Estado Alumno que diga Airtable. Para una pausa que dure, cambia el estado en Airtable.
Restablecer feedbacks	Devolver un feedback al estado inicial (se conserva el audio del alumno). Es por alumno entero y borra las respuestas del tutor, así que también borra las valoraciones que el alumno dejó sobre ellas: el diálogo dice cuántas se van a perder antes de confirmar.
Adelantar o restablecer el goteo	Liberar todo el contenido a un alumno, o volver al ritmo normal.
Dar una prueba de otro curso	Dejar al alumno probar 15 días un curso de otro programa, sin crear una venta. Se corta sola; también se puede quitar antes. Ver Prueba de otro curso.
Revisar sus cursos antiguos	En la sección «Cursos antiguos» de la ficha: ver los cursos de Kajabi que el Campus le dio solo, cambiar la fecha, quitar uno o darlo a mano pegando el enlace de la venta vieja. Ver Cursos antiguos.
Dar cursos a una cuenta de demostración	En la sección «Cursos para demostraciones» de la ficha (solo sale en las cuentas de demostración): marcar los cursos y «Dar acceso», o «Quitar» uno. Sin venta ni email; el progreso se guarda. Ver Cuenta de demostración.
Extender el acceso al curso	Alargar (o quitar) a mano la fecha de fin de acceso al curso, con el botón "Extender acceso" de la ficha del alumno, cuando compra una ampliación. La fecha puesta a mano manda sobre el año calculado y no la pisa la sincronización de Airtable. Ver Acceso y tutoría.

Supervisar feedbacks

El gestor puede mirar los feedbacks en modo solo lectura: ver la cola, abrir un feedback y revisar la respuesta del tutor, sin poder responder él mismo. Es para control de calidad, no para corregir. La lista mezcla los sobres semanales y los envíos por lección que quedan (los antiguos y los PMA).

Semanas incompletas y la válvula manual

El gestor es el único que ve las semanas a medias (la tutora nunca las recibe): el filtro de Estado tiene la opción "Incompletas", y cada fila cuenta la semana con una chip por audio (✓ enviado / gris falta), el progreso ("2 de 4 audios") y la antigüedad ("Primer audio hace 5 días"). Sirve para detectar alumnos atascados; no genera alertas ni cuenta en las métricas de la tutora.

Para excepciones —un alumno que no va a poder grabar algo— existe la válvula manual: el botón "Enviar a la tutora" manda la semana tal cual está a la cola de su tutora, previa confirmación. El alumno puede seguir enviando lo que faltaba a esa misma semana. El botón solo aparece si el alumno tiene tutora asignada.

La tabla trae además una columna Valoración con la cara que el alumno le puso a esa respuesta (bocadillo si dejó comentario, guion si podía valorar y no valoró, celda vacía si no hay respuesta). El filtro Valoración permite quedarse solo con las caras bajas o auditar los "Respondidos sin valorar". → Ver Valoraciones.

La casilla de la semana en Airtable

Al responder una semana, el Campus marca solo la casilla S-N de la fila de Ventas del alumno. El gestor es quien vigila que eso pase:

• El filtro Airtable de la tabla (Fallo al marcar · Omitida · Marcada) y un indicador rojo en la fila cuando falló. Al abrir el feedback, bajo la respuesta está la línea de estado y el botón "Reintentar".
• En la ficha del alumno, el bloque "Semanas marcadas en Airtable" resume qué casillas puso el Campus.
• Si hubo fallos reales en las últimas 24 horas, te llega un correo diario con la lista.

→ Ver La casilla de la semana en Airtable.

Satisfacción

En "Satisfacción" tiene el mismo panel que administración: cinco pestañas (Lecciones, Respuestas, Tutores, Tendencia y Encuestas) para ver qué lecciones gustan, si las respuestas de cada tutora ayudan y qué responden los alumnos a las encuestas. Todas se exportan a CSV. La tutora no lo ve. → Ver Valoraciones.

Rescate

En "Rescate" tiene la lista de alumnos en riesgo de perderse, con el motivo y su tutora. Cada motivo es un caso que cierra con «Gestionado» (avisa a la tutora, con una nota) o «Rechazado». Se filtra, se ordena y se exporta a CSV; es la misma pantalla que administración. → Ver Medición por alumno y rescate.

Supervisar el chat alumno↔tutora

En la sección "Chats" del menú (con un contador de las que piden atención), el gestor vigila los chats entre alumnos y tutoras y, si hace falta, escribe él mismo como Coordinación para desatascar una conversación. Cada fila lleva una insignia de situación (Nunca contestada, Esperando, Atendido por gestión, Al día, Descartada…) y una alerta "+24h" si el alumno lleva más de 24 horas hábiles esperando. Una reacción de la tutora (un ❤️) cuenta como respuesta.

• «Descartar» quita de la lista una conversación en la que nadie espera respuesta (el alumno cerró con un emoticono). Está en la fila y en el hilo, es de toda la gestión y la tutora no lo ve. Vuelve sola si el alumno escribe; «Recuperar» la deshace.

• Leer no avisa a nadie (no manda el "leído" al alumno); solo se nota cuando el gestor escribe, y entonces el alumno lo ve como "{nombre} · del equipo de Charly's Way" y la tutora, como "Coordinación".

• El gestor solo escribe texto (con cita): no manda audios ni adjuntos, no cierra ni programa, y no toca las notas internas de la tutora.

También se llega al hilo desde la ficha del alumno ("Chat con la tutora → Leer la conversación"). → Ver Supervisión del chat.

La campana

Además de los avisos publicados, la campana del gestor le trae:

• «Feedback mal valorado» → un alumno ha puesto 1 o 2 caras a la respuesta de su tutora. Lleva a Satisfacción → Tutores.
• «Un alumno ha respondido a tu intervención» → el alumno contestó en un chat donde el gestor escribió como Coordinación. Lleva a ese chat.

→ Ver La campana de Notificaciones.

Avisos

El gestor tiene la sección Avisos, igual que administración: puede publicar avisos (globales o de un curso, con portada, PDF, formato, fijado y programación) desde "Nuevo aviso", y verlos en dos pestañas — Recibidos (de otros) y Mis avisos (los suyos, con métricas de lectura). → Ver Avisos y notificaciones.

Plantillas de las tutoras

En «Plantillas tutoras» (Comunicación) el gestor escribe los mensajes base que las tutoras mandan desde su Inicio: pedir testimonio, explicar el siguiente programa y aviso para finalizar, uno por curso, con PDF opcional. → Ver El Inicio de la tutora.

Llamadas de toda la academia

En "Llamadas" tiene el calendario de las llamadas grupales en directo de todos los programas —no solo de uno—, con la misma pantalla que ve el alumno: Calendario o Lista, y la hora en su zona horaria. Al pinchar una llamada se abre su ficha, con el enlace de Zoom, los botones para añadirla a su calendario y, en las pasadas, la grabación si está subida.

Sirve para responder "¿a qué hora es la llamada?" sin abrir el panel de administración: el gestor mira exactamente la pantalla que está mirando el alumno que pregunta. → Ver Llamadas grupales.

Resumen semanal por correo

Cada lunes el gestor recibe por email el resumen semanal del Campus: lo que requiere acción (tutores atrasados, alumnos sin tutor, feedbacks devueltos, chats lentos) y la salud de la semana (rescate y satisfacción), cada cifra con su cambio respecto a la semana pasada. Llega aunque esté todo en orden, para no tener que acordarse de entrar a mirar. El recuadro de costes e infraestructura es solo de administración; el gestor no lo ve. → Ver Resumen semanal por email.

Cubrir una tutoría con el "sombrero" de tutor

Algunos gestores tienen también el rol de tutor, para cubrir vacaciones o bajas de las tutoras. En ese caso, arriba de su panel (o en la hoja "Más" del móvil) aparece un conmutador con sus dos roles: al pinchar Tutor, el Campus le lleva al panel del tutor y trabaja allí exactamente como una tutora (cola, respuestas, chat). Al terminar, vuelve a Gestor con un clic. Cómo se concede, qué cambia y qué no está en Doble rol: un gestor que también tutoriza.

Qué NO hace el gestor

• No corrige audios → eso es del tutor. (Salvo que además tenga el rol de tutor y esté trabajando con ese sombrero puesto; ver arriba.)
• No programa las llamadas grupales → su calendario es de solo consulta; crearlas, moverlas y adjuntar la grabación es de administración.
• No da de alta alumnos → el alta llega desde Airtable.
• No gestiona el estado ni las fechas de origen (Activo/Pausa/…, fecha de inicio, Fecha Fin de tutoría) → esos viven en Airtable. Puede desactivar a un alumno en el Campus, pero eso dura solo hasta que alguien edite su venta en Airtable (ver la tabla de arriba). Lo que sí manda sobre Airtable es extender a mano el fin de acceso al curso (ampliación).

Dudas típicas

• "Un alumno aparece sin tutor." → Si acaba de entrar (menos de 72 h), es normal: la tutora llega por Airtable en uno o dos días y el alumno ya lo sabe. Si lleva más, usa la alerta del resumen o el filtro «Sin tutor» de la lista para asignarle una (también a varios a la vez). → Ver Sin tutora todavía.
• "Un tutor está saturado." → Mira su carga en la sección de tutores y reasigna algunos alumnos a otro tutor.
• "Hay que devolver un feedback para que el alumno lo repita." → Restablece el feedback desde la ficha del alumno; el audio original del alumno no se pierde. Lee el aviso del diálogo: si el alumno había valorado alguna respuesta, esa valoración se pierde para siempre.
• "Quiero ver qué respuestas no están ayudando." → En Feedbacks, filtra por las caras bajas de la columna Valoración. Para verlo agregado por lección, abre tu propio Satisfacción → Respuestas (el mismo panel que administración).